Come coinvolgere il pubblico durante le tue presentazioni

Strategie per mantenere alto l’interesse dell’audience in qualsiasi tipo di presentazione

Siamo tutti consapevoli di quanto sia facile distrarsi oggi, non è vero?

Viviamo in un’epoca in cui il flusso dei contenuti è veloce come un lampo – pensate ai brevi video su TikTok o agli shorts di YouTube – e mantenere l’attenzione dell’interlocutore è diventata una delle più grandi sfide in assoluto, specialmente per chi, come noi, lavora nel mondo delle presentazioni.

È difficile far sì che chi abbiamo davanti presti attenzione alle nostre parole per pochi minuti. Figurarsi quando dobbiamo coinvolgere il nostro pubblico durante un webinar che potrebbe durare anche più di un’ora!

Un bel problema, non trovi?

Ne ho parlato di recente durante un’intervista con Patti Sanchez, Responsabile della Strategia di Duarte e autrice di un interessante libro su come gestire le presentazioni: “Presenting Virtually”.

È stata una chiacchierata davvero super interessante, durante la quale sono emersi tanti spunti di riflessione sul mondo delle presentazioni. Se vuoi godertela per intero, guardala qui sotto e fammi sapere nei commenti cosa ne pensi!

Ecco quello che è emerso dalla nostra intervista.

Patti distingue 3 tipologie principali di presentazione:

• la presentazione lineare;
• la presentazione interattiva;
• la presentazione collaborativa.

La presentazione lineare

Si tratta del classico webinar, un seminario online durante il quale lo speaker espone la propria presentazione a un pubblico che può essere anche molto numeroso. Si può arrivare tranquillamente ad avere un centinaio di partecipanti, ed è la prassi!

Patti, in questo caso, è estremamente precisa e perentoria: un webinar non deve durare più di 30 minuti e gli strumenti di interazione sono ridotti all’essenziale, video e audio attivati e basta, salvo lo spazio tenuto nel finale per le domande del pubblico.

Insomma, una comunicazione diretta e a senso unico.

E la chat?

Secondo Patti, dovrebbe rimanere chiusa. Ma a me piace giocare secondo regole differenti. Preferisco lasciarla aperta anche durante dei semplici webinar, permettendo così un flusso di comunicazione più libero e spontaneo e trasformando un monologo in un dialogo, così da costruire un’atmosfera più coinvolgente e dinamica. Certo, tenere la chat aperta richiede un’attenzione particolare, una grande abilità nel destreggiarsi tra le parole dei partecipanti e le slide. Ma penso che l’impegno sia in gran parte ripagato dall’aumento del coinvolgimento del pubblico.

E poi ci sono i trucchetti del mestiere per facilitarci il compito: io, ad esempio, imposto la modalità relatore di PowerPoint in modo da avere il pieno controllo sulle mie slide e, allo stesso tempo, monitorare costantemente la chat, così da poter interagire con le persone in tempo reale.

Vuoi saperne di più sulla modalità relatore e su come sfruttarla al massimo per le tue presentazioni?

Dai un’occhiata al mio video tutorial sulla modalità relatore!

La presentazione interattiva

Patti distingue, poi, le cosiddette presentazioni interattive, ovvero più dinamiche rispetto ai webinar: dura tra i 30 e i 60 minuti e, al collegamento audio e video tramite il quale lo speaker comunica con i partecipanti, si aggiunge finalmente la chat, così da creare un dialogo con il pubblico.

La chat, beninteso, deve essere moderata da te o da un tuo collaboratore.

Qui l’errore più frequente è quello di impostare lo slideshow in modalità full screen, prestando attenzione solo alle proprie slide e perdendo la visione d’insieme. Chi commette questa leggerezza non è più in grado di seguire la chat e ciò che commentano i partecipanti. Ma, soprattutto, non è in grado di anticipare le slide a seguire.

E questa è una finezza non da poco: gestire i tempi di transizione tra una slide e l’altra in maniera intelligente, è un’arte, un fattore che fa un’enorme differenza sulla buona riuscita della presentazione.

In aggiunta alla chat, Patti propone anche l’utilizzo di altri strumenti di interazione, come i poll e i quiz. Molti speaker ne fanno uso, lanciando sondaggi, condividendo i risultati e via dicendo.

Io personalmente?

Non li uso spesso. Preferisco creare un dialogo, porre una domanda, dare spazio alle persone per esprimere un pensiero o rispondere a un interrogativo. E qui la chat gioca un ruolo chiave, ma anche la conversazione diretta tramite microfono!

Se ne ho la possibilità, infatti, mi piace permettere ai partecipanti una vera e propria peer interaction tra di loro, promuovendo discussioni e scambi di idee che arricchiscono enormemente l’esperienza.

In questa danza di parole e idee, il ruolo del moderatore è cruciale.

Bisogna guidare la conversazione, assicurandosi che non si perda di vista l’obiettivo della sessione: il fine è interagire, far sì che le persone comunichino tra loro, ma sempre in linea con i nostri obiettivi.

Leggi anche: Guida completa alla creazione di una presentazione efficace

La presentazione collaborativa

Ed eccoci arrivati a esaminare la terza tipologia, le presentazioni collaborative.

Qui entriamo nel mondo dei workshop, con sessioni che possono facilmente arrivare a una durata di 90 minuti! E Patti ci fa capire che il gioco si fa serio.

Audio e video sono attivati, ma anche il microfono dei partecipanti, cosicché tutti possano intervenire e interagire tra di loro, proprio come una conversazione faccia a faccia.

Nel corso di una presentazione collaborativa possiamo migliorare enormemente l’esperienza dei partecipanti utilizzando appositi strumenti. Io adoro utilizzare Jamboard, un tool di interazione digitale progettato per funzionare con Google Workspace: lo uso sempre nei miei corsi di Lean Presentation Design e mi aiuta un sacco!

Con Jamboard, per esempio, posso disegnare sull’iPad e, nel mentre, condividere lo schermo con gli altri partecipanti, così da mostrare in tempo reale ciò che sto creando e coinvolgere attivamente tutti.

Allo stesso tempo, anche i partecipanti possono, e dovrebbero, condividere il loro schermo. È un dettaglio cruciale: ognuno deve avere la possibilità di mostrare il proprio lavoro, quello che sta sperimentando, così da condividere l’esperienza e, eventualmente, ricevere supporto dagli altri.

Rendersi conto delle difficoltà degli altri e avere la possibilità di aiutarli in maniera diretta è un’esperienza formativa potentissima, sia per chi insegna che per chi impara! Naturalmente, un sistema di interazione così completo implica che i partecipanti a una presentazione non possono essere tanti quanti quelli delle tipologie precedenti.

Ritornando a quanto accennato in precedenza, il webinar può arrivare a connettere tra loro un centinaio di persone e più. La presentazione interattiva, invece, ha idealmente un numero di partecipanti ridotto, sicuramente inferiore ai 100. Ma qui, nelle presentazioni collaborative, parliamo di un gruppo decisamente più ristretto.

Diciamo che 12-13 partecipanti sono un buon numero, ma non di più, perché risulterebbe troppo complesso mantenere il livello di coinvolgimento e di interazione richiesto per costruire un’esperienza che funziona.

Quali insegnamenti trarre dall’intervista con Patti Sanchez?

Ecco, dagli argomenti che abbiamo toccato con Patti, e che ti ho riportato in questo articolo con l’aggiunta di alcuni consigli e precisazioni, possiamo ricavare alcune linee guida per far sì che il nostro pubblico non solo ci ascolti, ma si senta coinvolto e partecipi attivamente alla presentazione, arricchendo l’esperienza collettiva.

Una presentazione non è un viaggio a senso unico con un solo protagonista

Prima di tutto, parliamo di ‘peer interaction’, un elemento chiave che trasforma una comunicazione monodirezionale in un dialogo costruttivo.

Non parliamo solo noi, ma stimoliamo la conversazione fra i partecipanti stessi, che sia tramite una chat o tramite un collegamento audio-video diretto. Le persone che ci ascoltano si devono sentire molto di più che semplici spettatori: devono sentirsi al centro dell’evento, essere protagonisti dell’esperienza.

Naturalmente, queste interazioni non devono mai andare al di fuori di quello che è l’ambito della sessione.

È qui che entra in gioco la nostra abilità di moderatori: dobbiamo saper guidare e indirizzare la discussione, mantenendola sempre focalizzata sugli obiettivi della tua presentazione.

Insomma, ‘accendiamo’ il dialogo, ma stiamo sempre attenti a come si sviluppa e facciamo in modo che non ‘deragli’ dallo scopo principale della sessione.

Ci sono diversi tool che ci danno una mano a mantenere alto il coinvolgimento dell’audience: usiamoli!

Utilizziamo strumenti digitali per rendere l’esperienza ancora più coinvolgente.

Ce ne sono tantissimi che possiamo usare a questo scopo: per esempio, la condivisione dei file di Office.

Pensa alla possibilità di creare un file su PowerPoint e, poi, di condividerlo su Sharepoint agli altri partecipanti, così che ciascuno di essi abbia l’occasione di progettare e inserire la sua slide. Co-creazione all’ennesima potenza, durante la quale ognuno non si limita ad apprendere, ma contribuisce attivamente alla costruzione dell’esperienza collettiva!

Un altro esempio, utilissimo per le presentazioni collaborative, sono le Breakout Rooms di Zoom che ci permettono di dividere i partecipanti in diverse ‘aule’ virtuali. Qui, ciascuno ha la possibilità di esprimersi, di confrontarsi, di costruire qualcosa insieme.

Certo, si tratta di un metodo di lavoro decisamente più impegnativo rispetto a una banalissima presentazione già pronta e finita che dobbiamo semplicemente esporre all’audience. Ma al livello di coinvolgimento si tratta di un’esperienza assolutamente eccezionale perché permette alle persone di collaborare (ritornando al paragrafo precedente) in puro stile peer learning.

Leggi anche: Come creare presentazioni PPT professionali

In conclusione

L’intervista con Patti Sanchez ci ha fornito preziose intuizioni e suggerimenti pratici per rendere le presentazioni non solo informative, ma anche coinvolgenti e stimolanti. Attraverso la distinzione tra presentazioni lineari, interattive e collaborative, emerge come ogni formato richieda un approccio specifico per mantenere alto l’interesse del pubblico e favorire una partecipazione attiva.

Risulta chiaro che, nell’era digitale, le tradizionali presentazioni a senso unico sono diventate insufficienti per catturare e mantenere l’attenzione dell’audience. Il coinvolgimento attivo, la ‘peer interaction’, l’uso intelligente di strumenti digitali per la co-creazione e la condivisione, sono essenziali per trasformare le presentazioni in esperienze formative ed emozionalmente coinvolgenti.

Takeaways

• Patti Sanchez evidenzia tre tipi di presentazioni: lineare, interattiva e collaborativa. Ogni tipo richiede strategie specifiche per mantenere il pubblico coinvolto. Le presentazioni lineari beneficiano di una presentazione concisa, le presentazioni interattive prosperano grazie al dialogo attraverso chat e sondaggi e le presentazioni collaborative eccellono con strumenti come Jamboard per la collaborazione in tempo reale.

• Per le presentazioni lineari, Patti suggerisce di mantenere i webinar a 30 minuti e di ridurre al minimo gli strumenti di interazione all’audio e al video essenziali. Questo approccio focalizzato aiuta a mantenere l’attenzione del pubblico, anche se alcuni preferiscono mantenere la chat aperta per un coinvolgimento dinamico, bilanciando tra controllo e interazione.

• Le presentazioni interattive dovrebbero durare dai 30 ai 60 minuti, incorporando una chat moderata e strumenti aggiuntivi come sondaggi e quiz per favorire il dialogo. Una moderazione efficace assicura che la conversazione rimanga in linea e allineata con gli obiettivi della presentazione, migliorando l’esperienza complessiva.

• Le presentazioni collaborative, adatte a gruppi più piccoli (idealmente 12-13 partecipanti), beneficiano di strumenti come Jamboard e Breakout Rooms di Zoom. Questi strumenti facilitano l’interazione e la co-creazione in tempo reale, consentendo ai partecipanti di condividere il proprio lavoro e di sostenersi a vicenda, arricchendo l’esperienza di apprendimento.

• Per fare in modo che i partecipanti si sentano come contributori attivi piuttosto che ascoltatori passivi, incoraggiate l'”interazione tra pari”. Utilizzate strumenti digitali per consentire la co-creazione e la condivisione, come la condivisione di file PowerPoint su SharePoint per la progettazione collettiva di diapositive. Questo metodo favorisce il coinvolgimento e un legame più profondo con i contenuti.

FAQ

Quali tipologie di presentazioni esistono?

Esistono principalmente tre tipologie di presentazioni: lineari, interattive e collaborative. Le presentazioni lineari seguono un flusso unidirezionale, le interattive coinvolgono il pubblico tramite chat e altri strumenti di interazione, mentre le collaborative permettono ai partecipanti di contribuire attivamente alla creazione dell’esperienza.

È sempre necessario impostare una chat durante una presentazione online?

Non è sempre necessario impostare una chat durante una presentazione online, dipende dal tipo di presentazione e dagli obiettivi del presentatore. Le chat possono essere utili per favorire l’interazione con il pubblico, ma possono anche essere gestite in modo da non distrarre dall’argomento principale.

Come mantenere alto il coinvolgimento del pubblico durante una presentazione?

Per mantenere alto il coinvolgimento del pubblico durante una presentazione, è importante favorire la peer interaction, utilizzare strumenti di interazione come sondaggi o quiz, e promuovere la condivisione attiva di contenuti tra i partecipanti. Inoltre, è fondamentale mantenere un dialogo aperto con il pubblico e adattare la presentazione in base alle risposte e alle interazioni.