NON HAI TEMPO DI LEGGERE L’ARTICOLO? NON PREOCCUPARTI, LASCIA CHE TI INVII UNA COPIA
Le timeline in PowerPoint sono un elemento di uso comune per qualsiasi presentazione di business.
Sono certo che ti sarai trovato ad utilizzarle o perlomeno a vederle passare sul tuo schermo.
Sono strumenti grafici molto potenti perché permettono di visualizzare la sequenzialità di eventi nel tempo.
Sequenzialità nel tempo, in che senso?
Niente panico, adesso mi spiego.
Tutte le volte che devi riportare l’andamento di un progetto, o presentare un piano di lavoro, hai la necessita di mostrare le attività che avverranno nel tempo.
In questi casi, il modo più sbagliato è utilizzare una tabella ed il modo più intelligente è trovare una visualizzazione che comunichi gli avvenimenti al colpo d’occhio.
Ecco che entrano in gioco due design molto utili e ricorrenti nelle presentazioni:
- 1. Le timeline, oggetto di questo articolo
- 2. I diagrammi di Gantt PowerPoint (di cui ti parlo nella guida linkata)
Quindi, una timeline è una rappresentazione grafica di un elenco di attività che si susseguono nel tempo.
COSTRUIAMO UN TEMPLATE TIMELINE POWERPOINT A PARTIRE DA ZERO
Qual è l’ultima volta che ti è capitato di costruire una timeline?
Mi sono trovato a dover mostrare la pianificazione della nostra Formazione, le lezioni, e quale fosse il programma didattico completo.
Indovina un po’ cosa mi serviva?
Esattamente, una timeline!
Se sei curioso di vedere cosa ho realizzato, dovrai avere ancora un po’ di pazienza perché prima della grafica voglio che tu capisca il ragionamento che mi ha portato a realizzarla.
Innanzitutto, il Lean Presentation Design è una metodologia che non si accontenta di insegnarti a comunicare in maniera efficace ma vuole renderti anche molto più produttivo.
Quindi, la timeline dev’essere efficace e Lean.
ALT, cosa intendi per Lean?
Intendo dire essenziale.
Immagina che ogni azione che svolgi in PowerPoint richiede dei click, io voglio che tu limiti i tuoi click al numero minimo necessario per far passare il messaggio.
Cominciamo?
Il mio template di base per la presentazione del corso era questo.
Come puoi vedere, è molto semplice.
Adesso disegniamo la timenline in PowerPoint insieme.
Inserisci la linea temporale e dalle una direzione.
È importante dare una direzione alla timeline perché istruisce l’occhio dell’audience alla fruizione corretta della slide.
Le frecce sono elementi direzionali ed insieme alle altre tecniche di UX e Neuro Presentation Design ti aiutano a progettare delle slide davvero efficaci.
Aspetta, UX Neuro Presentation, ma di che stai parlando?
Allora non hai ancora letto il mio articolo: Crea presentazioni PowerPoint efficaci con il Neuro presentation design.
Torniamo a alla nostra slide.
Devi definire le milestone, ovvero quali sono i punti nel tempo che vuoi tracciare.
Nel caso del corso in Lean Presentation Design, il percorso prevede un livello di base ed uno avanzato prima di poter conseguire la certificazione ufficiale ed accedere alle sessioni di Presentation Coaching 1-to-1 durante le quali lavori a 4 mani con me sulla tua presentazione applicando quanto appreso nel corso.
Sintetizzando gli step sono:
- Corso base
- Corso avanzato (che ha come requisito l’aver frequentato il corso base)
- Certificazione
- Presentation Coaching 1-to-1
Inserisci le prime textbox per marcare gli step.
Come hai inserito la seconda textbox?
Per farlo rapidamente, devi utilizzare quella combinazione di tasti che ti permette di effettuare una duplicazione in asse.
Che significa?
Fallo insieme a me:
- Seleziona la casella di testo Step 1
- Tieni premuto CTRL (per duplicare durante il trascinamento) e SHIFT (per vincolare lo spostamento all’asse orizzontale)
- Trascina con il mouse e poi rilascia
Hai visto?
Adesso, prima che tu faccia qualsiasi altra cosa utilizza la combinazione CTRL + Y per ripetere l’azione svolta.
La casella Step 2 è stata replicata in modo da mantenere uguali gli spazi tra caselle cosi hai la distribuzione già fatta.
Rinomina le caselle dando la giusta numerazione agli step.
Passiamo agli elementi grafici per richiamare visivamente ogni milestone.
Ho utilizzato un piccolo cerchio giallo sul retro per questione di coerenza con il branding aziendale. La scelta più importante pero’ è l’altezza della linea di milestone.
Hai notato che è piuttosto alta?
L’ho fatto per ricavare dello spazio verticale nel quale inserire dei contenuti.
Perché ci tengo a precisarlo?
Per farti capire che ogni scelta che faccio in PowerPoint non è casuale ma calcolata in funzione della successiva allo scopo di minizzare il numero di click necessari.
Replica la milestone su ogni step con la combinazione:
- Duplica in asse: CTRL + SHIFT + Drag & Drop
- Ripeti la duplicazione: CTRL + Y
Aggiungi i dettagli di ogni milestone:
Duplica nuovamente con la combinazione che abbiamo appena utilizzato.
Rimpiazza i testi delle diverse milestone per finalizzare la timeline.
Ho anche aggiunto un banner di attenzione per spiegare che la partecipazione al corso avanzato necessita l’aver frequentato quello di base.
Ho voluto mostrarti come costruire una timeline essenziale ma molto funzionale sfruttando solo tecniche di agilità sulla tastiera.
Ci sono combinazioni che possono davvero farti risparmiare un sacco di tempo in PowerPoint, basta conoscerle.
Se sei curioso, te le ho riassunte tutte in un unico comodo documento che puoi scaricare gratuitamente dai i Presentation Tool.
Per imparare le shortcut, stampalo e tienlo sott’occhio durante la tua prossima presentazione. In qualche giorno le saprai a memoria ed avrai velocizzato per sempre il tuo modo di lavorare.
CREARE TEMPLATE TIMELINE POWERPOINT CON TEMPLATE GIÀ PRONTI
Il concetto di timeline non è difficile.
Sei ci pensi si tratta di un disegno direzionale che va da sinistra a destra in cui aggiungi un nome e magari una descrizione per ogni evento.
Eppure, per realizzare un layout efficace ed originale spesso serve un’ispirazione.
Puoi certamente andare online e cercare dei template già fatti ma poi perdi un sacco di tempo i rilavorazioni e adattamenti poiché spesso i template già pronti non sono di qualità elevata.
Cosi ho deciso di disegnare la libreria di timeline MLC.
Troverai la mia accurata selezione di timeline lean pronte per le tue presentazioni.
Come ci puoi accedere?
Installa MLC PowerPoint Add-in.
Aspetta, non ho il tuo software, Maurizio.
Nessun problema, puoi scaricare la versione gratuita qui.
Accedi a PowerPoint, clicca sul tab MLC > MLC Assets > Timelines
Ti basterà cliccare sulla timeline che preferisci per inserire il layout direttamente nella tua presentazione ed iniziare a lavorarci.
Se sei curioso di vedere come funziona, seguimi.
Mettiamo subito in pratica questa collezione con un primo esempio concreto applicato alla tecnica del build-up.
COSTRUISCI TEMPLATE TIMELINE POWERPOINT CON L’EFFETTO BUILD-UP
Alle volte una timeline è cosi lunga e ricca di informazioni che non riesci a mettere tutto nella stessa slide, oppure finisci con il condensare tutte le informazioni e rendere incomprensibile il contenuto.
Immagina che io ti chieda di aiutarmi a visualizzare l’approccio progettuale della mia azienda ai lavori di Lean Presentation Design.
Solitamente c’é un cliente che contatta l’MLC Team e condivide un progetto in cui emerge la necessità e l’importanza di comunicare in maniera efficace.
Semplice no?
In realtà, la differenza la fa proprio la capacità di affrontare il progetto in maniera strutturata.
Quindi, ho preparato questo approccio per step immaginando un progetto tipo.
Non si puo’ presentare cosi, siamo d’accordo?
Dai, aiutami a trasformare questa slide!
Lancia MLC Assets e scegli un layout di timeline che ben si addica a presentare questo processo.
Dopo scelto il layout e ripulito la slide cominci ad allinearli riempimento al colore principale del mio brand.
Il layout ti mette a disposizione 6 step ma a te ne servono 10 quindi dovrai fare spazio ed inserire quelli mancanti.
Raggruppi tutti i blocchi e rimpicciolisci tutto per ricavarti lo spazio necessario ad aggiungere gli step mancanti (CTRL + G, oppure CTRL + SHIFT + H nella versione italiana di PowerPoint).
Separa il gruppo e seleziona un blocco da 4 che cominci con la freccina in giù (visto che devi connetterlo con quello con la freccina in su). Trascina e duplica in asse il blocco (CTRL + SHIFT + Drag&Drop).
Utilizza lo stack orizzontale da MLC PowerPoint Add-in per compattare i blocchi.
Raggruppa, ingrandisci e sfrutta tutto lo spazio a disposizione.
Adesso puoi procedere con i titoli.
Completa titolo e sottotitolo.
Inserisci i contenuti di dettaglio per ogni step.
Decisamente troppo contenuto da presentare tutto insieme, non trovi?
Se la lasci cosi, questa slide, non sarà molto efficace questa.
Pensa a come potresti risolvere il problema.
Per prima cosa potresti introdurre dei grassetti per evidenziare le parole chiave per ogni step in modo da favorire lo skim reading.
Cos’é lo skim reading?
Potresti chiamarla anche lettura a sbalzi ed è la fruizione di un testo per parole chiave, diversa dalla lettura completa. In pratica aiuta la tua audience a scorrere rapidamente il contenuto e catturare il messaggio al volo.
Non male, bravo, ma è ancora troppo.
Cos’altro si potrebbe fare?
È il momento di introdurre il concetto di build up.
Visto che non puoi presentare tutto insieme, presenterai ogni step, uno alla volta.
Duplica la slide per 10 volte (una per step) e metti in risalto uno step per slide in maniera sequenziale.
Per farlo rapidamente, quando passi alle slide successive, seleziona tutte le caselle di testo e poi premi F4 per ripetere l’ultima azione svolta, ovvero l’applicazione del colore al testo.
In questo modo l’audience avrà la possibilità di concentrarsi su uno step alla volta e, grazie alla sequenzialità, seguirà agevolmente il processo.
Questo è l’effetto build-up applicato ad una timeline.
CREA UN TEMPLATE TIMELINE POWERPOINT CON EFFETTO CINEMA
L’effetto build-up è molto lean e ti permette delle transizioni veloci per portare sempre l’attenzione dell’audience nel punto di focus.
Quando le informazioni sulla slide sono troppe c’é un’altra alternativa molto efficace e particolarmente scenografica.
Si, hai capito bene, si parla dell’effetto cinema.
Perché si chiama cosi?
Ora ti spiego, guarda come funziona.
Costruisci la prima parte di timeline arrivando a bordo slide. Per ora, non preoccuparti del fatto che la seconda parte sfori il bordo.
Se ti stai chiedendo come ho costruito tutti i livelli della slide per ottenere le trasparenze con l’immagine in background dai un’occhiata a: Immagini per presentazioni – la guida completa per scolpire la memoria dell’audience.
Per darti un’idea al volo, guarda la grafica che segue.
Torniamo a noi.
Vedi la scritta grande project plan che sfora la slide?
L’ho fatta di proposito.
Immagina di voler disegnare la slide successiva di fianco.
Copia l’immagine di sfondo cosi hai già un’idea delle misure della slide successiva.
Copia anche il rettangolo semi trasparente trascinandolo sull’immagine (usa CTRL + SHIFT + Drag & Drop).
Puoi utilizzare gli allineamenti della Quick Access Toolbar.
Cos’é la Quick Access Toolbar?
È quello strumento che ti permette di tenere a portata di mano tutti i pulsanti di PowerPoint che usi più spesso.
Puoi posizionarla sotto il cosiddetto Ribbon, ovvero il nastro di funzionalità principali.
Cosi, hai tutti i tuoi pulsanti preferiti ad un passo dall’area di lavoro.
Ti consiglio di impostare la Quick Access Toolbar esattamente come l’ho impostata io.
Nel hack #2 della guida 10 hack per realizzare presentazioni PowerPoint professionali ti spiego come impostarla.
Finalizza la timeline.
Adesso seguimi perché questo è il passaggio della transizione.
Fai due gruppi: uno con quanto disegnato sull’area di lavoro e l’altro con tutto cio che eccede (CTRL + G, oppure CTRL + SHIFT + H nella versione italiana di PowerPoint).
Duplica la slide (CTRL + D).
Seleziona i due gruppi ed utilizza Swap Shapes da MLC PowerPoint Add-in.
Dov’é finita la scritta?
Tranquillo, quando hai fatto i gruppi è rimasta dietro perché non poteva appartenere a tutti e due i gruppi.
Per farla ricomparire devi innanzitutto scindere i gruppi (CTRL + SHIFT + G).
Apri il pannello dei livelli da Home > Select > Selection Pane e recupera la scritta.
ALT! Maurizio, come hai fatto a trovare la scritta cosi rapidamente in mezzo a tutti quei livelli?
Semplice, ho cercato la TextBox che stava dietro a tutto e quindi in fondo alla lista.
Dopo averla selezionata, guardando l’area di selezione ho capito subito che era lei.
In verità la TextBox puoi pure lasciarla li dove si trova, l’importante è che la interponi tra immagini e rettangoli trasparenti.
Adesso è il momento di attivare la transizione.
Seleziona la slide di arrivo, ovvero la seconda ed applica una transizione di tipo Push da destra.
Hai capito perché si chiama effetto cinema?
Perché è come se stessi replicando il comportamento una camera che riprende una slide e poi passa alla successiva.
TEMPLATE TIMELINE POWERPOINT CON GLI SMART ART? MEGLIO DI NO!
Gli SmartArt facilitano significativamente il processo di inserimento informazioni fornendoti un’interfaccia di inserimento dati semplice e delegando l’elaborazione grafica a dei modelli già pronti in PowerPoint.
Il problema?
Non si aggiornano da anni!
Se utilizzi uno SmartArt andrai a richiamare un repertorio di valori che evocano il passato ed una sensazione di pre-confezionato.
Diciamo che se stai lavorando ad una presentazione di un certo livello non vuoi che la tua comunicazione sia percepita come standard o dozzinale.
Se ti mostro ugualmente come funzionano?
Senz’altro!
Comunque è uno strumento rapido ed efficace che potrebbe tirarti fuori dai guai qualora non avessi esigenze di presentazione di livello troppo alto.
Il vantaggio degli SmartArt è che richiedono pochissimo tempo di lavorazione perché sono già preimpostati.
Vai su Insert > SmartArt
Seleziona una timeline che faccia al caso tuo ed inseriscila.
Ti troverai già dentro al al tab SmartArt Design. All’inizio del nastro di funzionalità troverai la possibilità di attivare o disattivare il Text Pane.
Il Text Pane ti agevola nell’inserimento delle informazioni.
Potresti anche scriverle direttamente nelle caselle di testo ma ti perderesti l’utilità dello strumento.
Una volta creata il Template Timeline PowerPoint, potresti anche cambiare il layout della stessa in uno che più si addica alle tue necessità.
Entra nel menu dei layout e scegli quello che ti serve.
PowerPoint adatterà la tua timeline al volo.
Puoi anche convertire uno SmartArt in forme standard di PowerPoint.
Inoltre, separando il gruppo (CTRL + SHIFT + G) puoi convertire lo SmartArt in un insieme di oggetti PowerPoint indipendenti per agevolare le lavorazioni o le personalizzazioni.
Se non hai particolari esigenze e ti accontenti di una timeline standard, lo SmartArt è sicuramente uno strumento molto efficiente da tenere in considerazione.
TEMPLATE TIMELINE POWERPOINT: CONCLUSIONI
Le timeline sono oggetti potenti dal punto di vista comunicativo perché permettono di visualizzare la pianificazione temporale di eventi nel tempo.
Sono ampiamente utilizzati negli affari e sono spesso al centro delle decisioni strategiche.
Quindi, è importante che tu sappia realizzarle in maniera rapida ed efficace.
Abbiamo trattato diversi metodi per realizzare timeline in PowerPoint ma se ne conosci qualche altro che vale la pena aggiungere lascia pure un commento.
Comments on Template Timeline Powerpoint: come crearli al meglio