Come creare presentazioni PPT professionali

Realizzare presentazioni PPT professionali è fondamentale per comunicare le tue idee efficacemente e quindi per avere successo nel business.

Maurizio ma non basta un buon contenuto secondo te?

Un buon contenuto è certamente il punto di partenza, ma se non presentata efficacemente anche l’idea più brillante rischia di passare inosservata.

Ti faccio un esempio.

Pensa all’ultima volta che hai ricevuto un invito per un colloquio di lavoro, come hai deciso di vestirti?

Sono certo che non hai scelto vestiti strappati o sporchi, indipendentemente da quale fosse il tuo livello di preparazione.

Il modo in cui presenti le tue idee fa la differenza e questo vale per progetti di ogni genere, da quando ti fai approvare un budget a quando tenti di acquisire un nuovo cliente o addirittura di far finanziare la tua nuova startup.

Cosa rende le presentazioni PPT professionali per davvero?

Voglio condividere con te 8 consigli, sulla base della mia esperienza, che ti permetteranno di rendere le tue presentazioni PowerPoint più che professionali.

Cominciamo?

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #1: Pensa prima di disegnare

Quando si parla di presentazioni, si è spesso portati a credere che si tratti di un mero esercizio grafico.

Sai quante volte ricevo chiamate da clienti che mi chiedono di abbellire la loro presentazione? Io chiedo sempre se la presentazione ha già tutti i contenuti e se li ha ben organizzati in una storyline strategicamente efficace per il pubblico a cui è rivolta ma spesso la risposta è positiva e mi viene giusto detto che manca un po’ di decoro delle slide.

Ecco, non c’è niente di peggio che sottovalutare l’importanza della parte comunicativa in una presentazione.

Se vuoi imparare a creare presentazioni PPT professionali, non puoi pensare di partire da PowerPoint.

Fai un passo indietro e armati di carta e penna, o matita che forse è meglio.

A questo punto chiediti:

1. Audience: a chi ti stai rivolgendo

2. Obiettivo: cosa vuoi che le persone facciano, che non avrebbero fatto, alla fine della tua presentazione?

3. Resistenze: perché dovrebbero non farlo?

Questi tre quesiti sono le fondamenta per la creazione di una storyline efficace.

Entra nel merito dell’obiettivo ed abbi chiaro in mente cosa ti aspetti dal tuo pubblico.

Se vi è la necessità che tu presenti loro le tue idee affinché agiscano, significa che devi instillare in loro un nuovo livello di consapevolezza:

• Cosa pensano oggi?
• Cosa vuoi che pensino dopo la presentazione?

Questa evoluzione nel modo di pensare della tua audience è il modo giusto di definire l’obiettivo delle tue presentazioni PTT professionali.

Una volta chiariti questi tre aspetti puoi finalmente entrare nel merito della storyline (ovvero l’ordine in cui presentare le informazioni).

This initial part is the starting point of the Lean Presentation Design process. To address it in a structured way, I created a tool called the Lean Presentation Strategy Canvas (shown below). 

The Lean Presentation Design Strategy Canvas is a step-by-step guide that allows you to lay the strategic-communicative foundation for your presentation.  

I applied this model to explain how to create an effective business presentation (click to read the guide where I explain how to do it).

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #2: utilizza immagini di qualità

Comunicare un concetto in maniera visiva alla tua audience è molto più efficace che comunicarglielo per iscritto.

Hai mai sentito parlare di Picture Superiority Effect?  

Si rifersci al fenomeno in cui immagini e foto hanno una maggior probabilità di essere ricordate rispetto alle parole. Questo principio è stato studiato in lungo ed in largo e dimostrato in numerosi esperimenti.

Di base, si parte dal presupposto che la memoria umana sia sensibile agli stimoli simbolico/visivi.

Se ti incuriosisce la letteratura scientfiica puoi dare un’occhiata a – lo Sviluppo del Picture Superiority Effect.

Come si declina tutto questo concretamente sul nostro PowerPoint nel quotidiano?

Semplice, cerca di comunicare in maniera visiva laddove possibile e, ovviamente, utilizza contenuti visivi di qualità.

Cosa intendi per contenuti visivi di qualità Maurizio?

Guarda, già mi fai contento se eviti di utilizzare immagini che sgranano, protette da copyright scaricate clandestinamente da Google.

Dove dovrei prenderle allora?

For example, you could use the library I made available to you through the MLC PowerPoint Add-in:  

Grazie a delle partnership che sviluppo con i migliori portali di photostock online, ti metto a disposizione una collezione di milioni di immagini di stock in alta qualità, libere da copyright ed a portata di click.

Guarda, ti faccio vedere quanto è semplice.

Cerchiamo la parola meeting, ad esempio e clicca sul primo risultato.

Now, you can use the Fit To Slide feature in PowerPoint to extend the photo to the whole slide in just one click. 

E puoi già costruire introducendo il contenuto tipografico con uno sfondo pero di tutto rispetto. Potremmo, ad esempio, applicare la tecnica del box in trasparenza per ricavare un’are di contrasto e preparare il terreno per introdurre il contenuto testuale.

If you want to learn how to use transparency boxes I’ll let you read my guide on how to effectively combine text with images in PowerPoint. 

You can download and try MLC PowerPoint Add-in for free or alternatively, you can use my image search portal available for free on my website. 

Insomma, cerca di comunicare in maniera visuale ed utilizza immagini di qualità.

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #3: Utilizza icone e grafica vettoriale

Alle volte non hai la possibilità di utilizzare un’immagine a tutta slide perché magari hai un template aziendale stringente, oppure perché hai tanti messaggi da veicolare nella stessa slide e ti servono quindi più visual.

Non posso utilizzare tante piccole immagini Maurizio?

Direi proprio di no.

Le immagini funzionano bene quando sono valorizzate, quindi poche e molto grandi. Io ne uso una grande su ogni slide e, solo in rari casi, ne uso qualcuna in più.

Cosa fare quindi?

L’alternativa più gettonata è sicuramente quella della grafica vettoriale.

Grafica che?

Sto parlando delle icone che vengono largamente utilizzate in presentazioni PPT professionali e di business.

Le icone sono più difficili da reperire delle immagini perché tutto quello che trovi su Google è da scartare assolutamente.

If you want to get into the nuts and bolts of using icons in PowerPoint I recommend reading: Icons for PowerPoint – The Ultimate Guide 

Nell’ambito di questo articolo mi limiterò a mostrarti un paio di posti dove reperire queste icone.

Prima di tutto, ricorda che stiamo cercando delle icone in formato vettoriale SVG. Non ci interessano altri formati tipo PNG o JPG perché poi non possiamo modificarne il colore o la struttura in PowerPoint.

Cosa intendi per modificare?

Guarda, ti faccio vedere.

On MLC PowerPoint Add-in I have provided you with a library of hundreds of icons designed by my team and ready to use free of copyright.  

Nel pannello laterale, sotto il tab Icons troverai la mia collezione personale di iconcine, concepite specificamente per presentazioni di business.

Essendo dei vettoriali, ti basta cliccare sul tasto del colore per cambiargli colore. Utilizzo la funzione dei colori di brand per mostrarti un nuovo modo di avere sempre a portata i colori del tuo brand, che utilizzerai in maniera ricorrente all’interno delle tue presentazioni.

To get a good grasp on how to use the brand color feature, feel free to click here.  

Hai visto che essendo SVG puoi cambiare il colore al volo applicando quello che preferisci?

Bene, adesso ti mostro un’altra tecnica parecchio interessante.

Immagina che le icone a disposizione non ti bastino, ora ti mostro una tecnica per espandere la tua collezione di partenza ad infinite combinazioni.

Inserisci un’icona, ovviamente SVG, e adesso separa per due volte come se fosse un gruppo di oggetti.

A questo punto PowerPoint convertirà l’iconcina in un insieme di oggetti facilmente modificabili:

Vedi il potenziale di questa tecnica?

Potresti ad esempio rimpiazzare l’ingranaggio con la lampadina e realizzare un’icona che simboleggi un nuovo significato.

In questo modo la collezione di icone che ti metto a disposizione diventa molto più ricca di quanto non sembri a primo impatto.

Lascio a te trovare le combinazioni migliori.

You can download and try MLC PowerPoint Add-in for free to give it a try.  

In alternativa puoi utilizzare portali https://www.flaticon.com/  

O anche https://thenounproject.com/ 

Su entrambi i portali troverai una parte di icone disponibili gratuitamente.

Ricorda sempre di scaricare la versione SVG.

UN SUGGERIMENTO PER TE:

Se la versione SVG non dovesse funzionare, significa che il tuo PowerPoint non è ancora sufficientemente aggiornato. Io utilizzo l’ultima versione disponibile del pacchetto Office 365. Assicurati di avere anche tu l’ultima versione disponibile. In Alternativa puoi sempre utilizzare il formato PNG che essendo un formato immagine non ti permette di cambiare il colore su PowerPoint ma ti permette comunque di utilizzare le icone anche in versione di PowerPoint più vecchie.

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #4: Evitare animazioni e concentrarsi su slide scorrevoli ed immediate

Ora ti faccio una domanda.

Mi hai mai visto presentare dal vivo?

Se no, ti invito a seguirmi sul mio canale YouTube e guardare qualche mia presentazione in cui utilizzo delle slide  

Hai notato come faccio scorrere le slide?

Scorrono rapidamente e mi accompagnano mentre parlo ma non mi fermo mai a commentare una slide troppo a lungo.

Io credo che una buona presentazione sia un ping pong di attenzione tra il relatore e le sue slide.

In che senso Maurizio?

Nel senso che il pubblico dovrebbe stare concentrato su di te e poi, quando tu clicchi per mostrare la slide successiva dovrebbe attenzionare la slide.

In pochi secondi dovrebbe catturare il messaggio che stai comunicando e tornare con gli occhi da te. In questo modo, le slide saranno sempre una conferma visiva dei concetti che stai spiegando e non ti ruberanno mai l’attenzione.

Pertanto, tutto cioò che attiene al mondo di animazioni e transizioni per mem è un mero vezzo grafico.

A che serve aggiungere un siparietto o un effetto 3D di transizione da una slide all’altra?

A niente!

Lo facciamo solo perché crediamo che la nostra presentazione sia più accattivante, ma non è così. Ogni animazione o transizione che aggiungi sono click in più e sono sprecati se, come sostengo, non aggiungono valore alla fruibilità del contenuto per il tuo pubblico.

Quindi, lascia stare effetti di motion e concentrati sul rendere le slide immediate e fruibili al colpo d’occhio, sarai già a metà strada per realizzare presentazioni PPT professionali.

UN SUGGERIMENTO PER TE:

Ricordati che è davvero importante il momento in cui decidi di passare alla slide successiva. Devi imparare a coordinare bene il parlato con il momento esatto in cui chiedere all’audience di spostare l’attenzione su una tua slide. Se ti interessa approfondire questo tema lasciami un commento e magari organizziamo una diretta.

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #5: scegli la combinazione colore più efficace

If you have a corporate PowerPoint template to refer to, then you don’t have much of a choice – just follow the color palette you need to comply with.  

In questo caso dovrai fare attenzione a lavorare in maniera coerente con la palette ufficiale.

Sai quante volte capita di uscire dalla palette standard ed introdurre colori simili ai colori ufficiali?

That’s why in the MLC PowerPoint Add-in I introduced the Graphics Consistency panel for PowerPoint. This way, we can always keep an eye on the colors and fonts used within the presentation without having to check them slide by slide. 

Come vedi, nel pannello laterale hai la lista tutti i font e tutti i colori, con il rispettivo codice, utilizzati all’interno della presentazione.

Dal pannello puoi anche modificare rapidamente entrambi.

What if you don’t have an already defined corporate PowerPoint template?  

In tal caso devi imparare a creare una tua combinazione colore.

In Lean Presentation Design, we don’t choose colors according to taste, but calculate them in order to achieve the most effective color scheme in the shortest possible time. 

Calcolare i colori?

Hai capito benissimo!

Seguimi sul sito https://color.adobe.com

Ti sembra complicato?

Non ti preoccupare ti guido io.

Tutte le presentazioni PPT professionali si basano su una palette colori fatta di 5 tonalità diverse. Il colore centrale è quello che comanda e da quello possiamo ricavare tutti gli altri in modo che si combinino efficacemente tra loro.

Non ti seguo Maurizio, aiutami.

Guarda, è facilissimo.

Immagina di lavorare con il branding di Amazon e di utilizzare il colore blu scuro del header come colore principale dal quale calcolare la palette colori.

Per sapere il codice esadecimale del header devi utilizzare il contagocce su PowerPoint.

Adesso incolla il codice esadecimale direttamente su Adobe Color nello slot centrale.

Noterai che tutta la palette è cambiata in funzione del colore centrale che hai inserito.

Adesso non resta che provare le diverse combinazioni per capire quale faccia al caso tuo.

La mia preferita ad esempio è la complementari perché mi permette di avere sempre un colore opposto con il quale lavorare.

Quel senape complementare è un po’ spento a dire il vero.

Aumentiamo il value del colore per renderlo più brillante.

Ecco che hai una palette colori pronta all’uso per realizzare presentazioni PPT professionali.

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #6: scegli il font corretto

As with colors, font type is also a very important choice that is often tied to corporate PowerPoint templates.  

Al solito, hai un template da seguire?

Seguilo anche nel font e lavora nel rispetto delle linee guida del brand.

Se invece hai la possibilità di scegliere il font che preferisci allora vale la pena fare qualche considerazione per indirizzarti verso la scelta migliore.

Migliore per chi?

Per il tuo pubblico mi sembra chiaro!

Progettare presentazioni PPT professionali significa riuscire a realizzare il miglior supporto per il tuo pubblico.

Che tipo di esperienza vuoi che viva la tua audience?

Presenterai la tua presentazione dal vivo oppure manderai il documento perché venga fruito in autonomia dai destinatari?

La tipografia è un tema complesso e scegliere il font giusto può sembrare più complesso di quanto realmente non sia.

Apri il pannello dei font e ne trovi una cascata.

Quale scegliere se non il solito Calibri o il tradizionale Arial?

Sto per svelarti un segreto che ti permetterà di vedere i font con occhi molto diversi.

Pronti?

Via!

Esistono due famiglie principali di font: quelli con grazie e quelli senza le grazie o, in francese, serif e sans-serif.

Hai notato la differenza?

Sono le codine (o grazie) che concludono le lettere.

Il Times ha le codine mentre il Calibri non le ha.

A cosa servono queste codine secondo te?

Le grazie sono progettate per accompagnare l’occhio del lettore da una lettere all’altra in modo da rendere più agevole la lettura.

Per questa ragione troverai largo impiego di font con grazie nei testi lunghi dove il designer vuole che tu legga riga per riga. L’esempio classico sono romanzi e lunghi articoli di giornale.

Quelli senza grazie invece?

Il senza grazie favorisce lo skim reading ovvero la lettura a sbalzi tipica di internet. Pensa a quando cerchi qualcosa su Google, non leggi tutto il testo che ti viene proposto, salti da una parte all’altra per parole chiave fino ad ottenere il risultato.

Quale font scegliere?

A questo punto dipende dal tipo di esperienza che stai progettando per il tuo pubblico.

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #7: Usa i presentation hack per presentare in virtuale

Ormai le presentazioni sono diventate, per la maggior parte, virtuali.

Qualcuno dice che sia peggio perché si perde il contatto umano con le persone.

Lo capisco e condivido il punto ma io vedo il bicchiere mezzo pieno e ti dico che le presentazioni virtuali nascondono delle importanti opportunità.

Chiaro, devi andare oltre la semplice condivisione dello schermo ed utilizzare qualche piccolo trucchetto che può davvero stupire il tuo pubblico.

Di quali trucchetti stai parlando Maurizio?

Primo fra tutti, su Microsoft Teams ti puoi mettere proprio di fronte alla tua slide uscendo dal quadratino che non ti valorizza come speaker e dando l’impressione di essere molto più presente e vicino al tuo pubblico.

Come fare?

Ho realizzato questo breve video per spiegartelo passo passo:

Un’altra tecnica di importanza vitale è utilizzare la modalità relatore di PowerPoint dividendo il tuo schermo a metà in modo da avere sotto controllo la regia della presentazione e la conference room virtuale.

In questo video ti spiego come fare:

Presentazioni PPT professionali – Consiglio #8: Prova, registrati, impara e prova di nuovo

In ultimo ma non meno importante devi prepararti e devi farlo davvero bene!

Quante volte ripeti la tua presentazione prima del giorno in cui la presenterai?

Ti dico subito che non sono di quelli che conta il numero di ripetizioni ma tengo moltissimo alla fase di presentazione.

Sappiamo tutti che provare fa bene ma siamo anche consapevoli che annoiare colleghi ed amici a sentirci non è sempre piacevole.

Il mio consiglio è di registrarti!

Si, hai capito bene.

Avvia una call e registrati in modo da vederti performare.

Ti posso garantire che hai davvero tanto da imparare da te stesso.

Provaci e, se ti fa piacere, condividi uno spezzone del tuo video con me tramite Linkedin, sarò felice di darti un feedback.

Conclusioni

Realizzare presentazioni PPT professionali è fondamentale perché le tue idee abbiano successo. Una presentazione però non è fatta solo di slide.

Per questo devi ragionare, prima di tutto sulla parte strategico comunicativa e quindi sullo storytelling dei tuoi contenuti.

Ovviamente poi la veste grafica ha il suo ruolo ed è per questo che in questo articolo ti ho suggerito di utilizzare immagini ed icone di alta qualità.

La scelta stilistica resta molto importante ed è per questo che devi saper scegliere la miglior combinazione di font e colori.

Adesso che hai in mano tutte le chiavi per realizzare presentazioni PPT professionali, attendo di vedere qualche tua slide! Postala in PDF e taggami su Linkedin, ti darò  un mio feedback.