Guida completa alla creazione di una presentazione efficace

Le varie fasi di progettazione delle tue slide spiegate passo dopo passo da chi ha anni di esperienza sul campo

Come si costruisce dalla A alla Z una presentazione efficace, in grado di fare presa sul pubblico e di persuaderlo?

È la domanda che mi viene posta più spesso, una domanda che richiede una risposta quanto più completa possibile. Per questo motivo ho deciso di scrivere il seguente articolo.

Qui troverai tutto quello che devi sapere per progettare la tua presentazione, dal principio alla fine, assicurandoti che abbia il massimo impatto possibile e che ti porti a ottenere il risultato che desideri raggiungere.

La fase di progettazione di una presentazione efficace: tutto inizia molto prima di accendere il PC

Prima di lanciarti nell’utilizzo di Power Point, ti consiglio vivamente di iniziare dalla base: prendi carta e penna e dedicati alla progettazione della tua presentazione.

Tutto inizia con l’organizzazione del contenuto e con la selezione dei temi da trattare e, ancora più importante, di quelli da omettere. Un bel problema quest’ultimo, specialmente quando ti ritrovi a presentare un progetto o un’idea tua, alla quale tieni particolarmente e sulla quale vorresti illustrare tutto, ma proprio tutto.

In questa fase è importante focalizzarsi solo su ciò che conta realmente: tieni a mente quello che è l’obiettivo principale di qualsiasi presentazione, ovvero condividere in maniera persuasiva quelle informazioni in grado di convincere il pubblico a prendere la decisione che noi desideriamo.

Naturalmente per ottenere questo risultato è fondamentale comprendere la nostra audience: in base alla sua natura cambia radicalmente il modo in cui dovremo comunicare il nostro messaggio.

Ecco perché la fase di progettazione della nostra presentazione parte necessariamente da una comprensione approfondita del livello di consapevolezza dell’audience rispetto all’argomento che vogliamo trattare. E, allo stesso tempo, del livello di consapevolezza verso il quale vogliamo portarli.

Qual è il loro pensiero attuale sul tema che vogliamo trattare? Quale idea vogliamo che abbiano su questo argomento al termine della presentazione?

La risposta a queste domande ci permette di capire come strutturare il ‘percorso’ della nostra presentazione. Un percorso che dovrà tendere verso un obiettivo finale.

Ed eccoci a un altro punto cruciale: qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere con la presentazione? Vogliamo convincere l’audience a investire in una startup? O, magari, desideriamo di ottenere dei finanziamenti per un nostro progetto?

Qualunque sia questo obiettivo, è importante che sia chiaro fin da subito perché farà da ‘bussola’ al viaggio che vuoi far compiere al tuo pubblico: un viaggio che avrà come destinazione proprio la nostra meta.

Come organizzare una presentazione in modo da catturare l’attenzione dell’audience

Ok, abbiamo definito il punto di partenza (il livello di consapevolezza dell’audience) e quello di arrivo (l’obiettivo).

Manca, però, l’organizzazione del viaggio vero e proprio: come convinciamo il pubblico a compiere questo percorso fino alla fine? Cosa offriamo in cambio della loro attenzione e del loro tempo?

Gli offriamo la soluzione a un loro problema.

Ed ecco la base di partenza dalla quale iniziare il nostro storytelling: parla del loro problema meglio di come ne potrebbero parlare loro e li convincerai del fatto che tu hai la soluzione ideale. E a questo punto vorranno saperne di più sulla tua proposta.

L’obiettivo è creare un interesse tale che il pubblico desideri la soluzione proposta, piuttosto che sentirsi forzato ad accettarla. È un errore cercare di ottenere attenzione in modo aggressivo, poiché questo spesso porta a un calo di interesse fin dalle prime fasi della presentazione.

Per guidarti in questo processo di creazione della storyline vorrei condividere con te uno strumento estremamente utile che utilizziamo anche noi per le nostre presentazioni: il Lean Presentation Strategy Canvas.

Come potrai vedere da te, questo tool ti permette di:

• definire l’audience
• specificare l’obiettivo
• identificare le eventuali obiezioni
• definire la strategia di aggancio
• costruire un racconto fondato sulla dinamica problema-soluzione
• indicare le ragioni su cui far leva per persuadere il pubblico
• inserire una Call to Action

Insomma, ti guida in tutte le fasi di costruzione della struttura di una presentazione efficace, aiutandoti nella progettazione.

Preparare la tua presentazione ti porta via troppo tempo? Prova con le AI

Progettare una struttura narrativa ad hoc per la tua presentazione può essere un compito piuttosto dispendioso in termini di tempo e di risorse mentali, ma oggigiorno abbiamo la possibilità di sfruttare il potenziale dell’intelligenza artificiale.

I large language model (LLM) come GPT-4, Gemini e Copilot possono aiutarti a creare una struttura narrativa solida e coinvolgente in pochi minuti. Sono in grado di comprendere il tuo argomento e generare diverse opzioni per la struttura della tua presentazione, sviluppando dinamiche problema-soluzione, proponendo particolari strategie di aggancio e tanto altro ancora.

Se vuoi saperne di più su questo argomento ti lascio qui sotto un video dedicato che abbiamo pubblicato su YouTube. Ti sarà utile come guida alla costruzione di una storyline per la tua presentazione tramite l’intelligenza artificiale generativa.

Come scegliere lo stile ideale per la tua presentazione

Bene, messo nero su bianco il progetto della nostra presentazione, il prossimo passaggio è la scelta dello stile, ovvero la giusta combinazione di font e colori.

Per quanto riguarda i primi, fondamentalmente si possono dividere in base alla presenza o meno delle grazie, quelle piccole linee o estensioni aggiuntive che terminano i tratti principali delle lettere, come nel classico Times New Roman.

Quelli senza grazie (sans serif) stimolano al massimo la cosiddetta skim reading, ovvero una lettura rapidissima del testo. Quelli con (serif), invece, tendono a invogliare l’audience a leggere per esteso il testo.

Ecco, il mio consiglio è di prediligere sempre i sans serif. L’obiettivo è che il pubblico si concentri principalmente sull’oratore, cioè su di noi, dando solo brevi occhiate alle slide. Utilizzare font senza grazie aiuta a ridurre la tendenza delle persone a concentrarsi troppo sulle diapositive, perdendo l’attenzione nei confronti del relatore.

Per il quanto riguarda la scelta del font specifico, lascio a te la libertà, in base a quello che ritieni ideale per il progetto.

Passiamo ora ai colori che svolgono un ruolo centrale nelle presentazioni.

Vedi, per trasmettere un messaggio efficace è importante scegliere combinazioni che non siano solo esteticamente gradevoli, ma che abbiano un forte impatto visivo e che siano in grado di migliorare la leggibilità delle slide.

Ovviamente non ti posso consigliare un particolare abbinamento di colori valido per qualsiasi presentazione: quello che funziona in un caso potrebbe benissimo non funzionare in un altro e viceversa.

Quello che ti suggerisco, però, è di iniziare a dare uno sguardo sul web, ricercando palette di colori predefinite per le presentazioni. Ne troverai tantissime e, tra queste, potrebbe esserci quella che fa al caso tuo.

Se, però, desideri creare la tua palette personalizzata, allora ti consiglio di sfruttare il potenziale visivo dei colori complementari.

Ne hai mai sentito parlare?

Si tratta di quelle tonalità che, nella ruota dei colori, sono opposte l’una all’altra a 180° in virtù del contrasto che emerge dall’abbinamento.

Insomma, tramite questo metodo puoi partire da un colore scelto da te (ad esempio quello del tuo brand) e combinarlo con il suo complementare per creare un buon impatto visivo.

Qualsiasi scelta tu compia, mi raccomando ragionaci su per bene: non fare l’errore di scegliere in base ai tuoi gusti estetici, ma studia una palette in grado di dare mordente alla presentazione per progettare lo stile in modo efficace.

Qui sotto ti lascio il video di un webinar di approfondimento sulla scelta dei colori.

Comunicare un messaggio chiaro attraverso una presentazione: il ruolo degli elementi grafici

Le slide sono uno strumento fenomenale nelle presentazioni perché permettono di dare letteralmente vita ai concetti che desideriamo trasmettere e di parlare alla parte percettiva del cervello.

Spesso si pensa che le persone leggano le slide per capire il messaggio contenuto in esse.

Sbagliato!

In realtà, la maggior parte delle persone le legge per confermare ciò che hanno già percepito. Le slide, quindi, non solo trasmettono informazioni, ma guidano anche la percezione e la comprensione del messaggio.

Quando le proietti, la mente delle persone impiega solo un quarto di secondo per identificare oggetti nello spazio e creare un’aspettativa da un punto di vista semantico.

Se vediamo degli oggetti o un’immagine, non leggiamo o processiamo in dettaglio le informazioni, ma l’insieme di colori e forme ci prepara all’attesa di un significato. Ad esempio, una slide con un sistema di colori giallo, verde e rosso potrebbe evocare l’idea di un semaforo, suggerendo che alcune attività sono ‘on track’, altre ‘in progress’, e altre ancora del tutto ferme.

Quello che ti ho indicato è un tipico esempio Project Management, utile per dare concretezza al concetto che ti ho illustrato, ma le possibilità sono tante quante le combinazioni di tonalità, immagini e forme che puoi utilizzare nella tua presentazione: praticamente infinite.

Insomma, un potenziale enorme che va sfruttato come si deve con strumenti visivi adeguati.

Le immagini, ad esempio, che devono avere una buona risoluzione e, se necessario, essere ritagliate e inserite nel modo corretto.

Oppure gli Scalable Vector Graphics (SVG), quelle iconcine supportate da Power Point che permettono di modificare facilmente i loro colori, anche quelli dei singoli elementi che le compongono, giocando con le sfumature così come ti ho consigliato in precedenza.

Per facilitare la creazione della tua presentazione ti suggerisco di consultare le numerose risorse di elementi grafici disponibili online.

Qui su mauriziolacava.com, ad esempio, abbiamo creato un’area ricca di migliaia di elementi grafici completamente gratuiti che puoi scaricare senza nemmeno registrarti. Puoi trovare immagini ad alta risoluzione, icone vettoriali e perfino dei template già pronti da applicare sulle tue slide, adatti alle più frequenti tipologie di slide: organigrammi, road map, matrici SWOT ecc.

Per accedere alla nostra raccolta clicca in alto su ‘Resources’ e, nel menu a tendina, seleziona ‘Risorse Grafiche’.

Oppure, per risparmiare ancora più tempo, clicca direttamente su questo link!

Quello che tutti dimenticano: la progettazione dell’esperienza dell’audience

La gestione degli elementi grafici di cui ti ho parlato nel paragrafo precedente è il classico esempio di una caratteristica delle presentazioni alla quale tutti tendono a prestare una certa attenzione.

Viceversa, ce n’è un’altra che, invece, in troppi tendono a trascurare: l’esperienza dell’audience. La progettazione di quest’ultima dipende fortemente dal contesto in cui le slide verranno lette.

In altre parole, per costruire una presentazione efficace è essenziale chiedersi come il pubblico fruirà del contenuto.

Al giorno d’oggi, d’altronde, esistono una marea di possibilità: molte presentazioni vengono fruite in modalità mobile, ad esempio su smartphone. Questo comporta la visualizzazione tramite lo scroll in verticale, cambiando completamente la logica da applicare alle slide.

Ci sono, poi, i classici eventi dal vivo, oppure le presentazioni eseguite in sala riunioni. O, ancora, quelle portate avanti su strumenti per le videoconferenze come Teams, Meet e via dicendo.

Considera attentamente questo aspetto nel momento in cui progetterai la tua presentazione e organizzala nel modo migliore in modo che sia facilmente fruibile al tuo pubblico.

Come gestire l’inserimento di titoli e immagini nelle slide

Una volta che abbiamo costruito per bene la ‘cornice’ della nostra presentazione, non resta che riempirle.

Iniziamo limitando il contenuto di ogni slide a un singolo titolo, in modo da agevolare il mantenimento dell’attenzione da parte del pubblico e da rendere il tutto più digeribile.

In particolare, un titolo efficace:

• deve veicolare il messaggio chiave della slide in modo chiaro e immediato
• non deve essere troppo lungo, né troppo corto.

Per quanto riguarda il secondo punto, è fondamentale trovare il giusto equilibrio tra i due estremi al fine di costruire un titolo in grado di comunicare il messaggio a colpo d’occhio.

D’altronde, lo sappiamo bene quello che succede durante le presentazioni: l’audience leggerà di primo acchito il titolo della slide e, solo se interessato, approfondirà i dettagli. Se questa parte di testo fallisce nel trasmettere il concetto che desideriamo comunicare, allora con ogni probabilità il messaggio è perso.

Dopo il titolo, l’elemento di una slide che più di tutti cattura l’attenzione sono le immagini.

Come le scegliamo?

Beh, come ti ho accennato in precedenza gli elementi grafici, come per l’appunto le immagini, sono in grado di veicolare concetti con una rapidità sorprendente perché, al pari del testo, possono rivestire una funzione semantica, cioè trasmettere un significato.

In base a questa caratteristica, devono essere scelte e inserite in modo da essere risonanti con il contenuto testuale.

Affinché il messaggio arrivi al pubblico in modo efficace, poi, il testo e le immagini stesse devono combinarsi in un gioco di equilibri, comunicando nel minor tempo possibile e senza affaticare l’audience.

E qui entriamo in uno dei miei argomenti prediletti: le best practice per il bilanciamento del testo con la grafica.

La regola dei terzi: la migliore tecnica di bilanciamento visivo in assoluto

Esistono tantissime regole di composizione visiva, alcune delle quali esercitano un effetto potentissimo al livello di efficacia della slide.

Una delle più efficaci, ad esempio, è la regola dei terzi, di cui ho parlato in questo contenuto.

Sostanzialmente, consiste nell’utilizzare una griglia di progettazione visiva per bilanciare il contenuto grafico della slide in modo che sia proporzionato alla sezione aurea.

“E che sarebbe questa sezione aurea?”.

Si tratta di un rapporto matematico particolare che si ritrova spesso, nell’arte, nell’architettura e perfino in natura. In poche parole, è una proporzione in cui un intero è diviso in due parti, in modo che il rapporto tra la più grande e la più piccola sia lo stesso del rapporto tra l’intero e la più grande. Il suo valore numerico è di circa 1,618.

Ma perché è così rilevante?

Perché è ritenuta come una proporzione innatamente piacevole dal punto di vista estetico. Pertanto, quando applicata a elementi grafici, è in grado di avere un impatto enorme sul fruitore.

Ecco, la regola dei due terzi sfrutta proprio il potere della sezione aurea per armonizzare il contenuto delle slide e, piccola curiosità, si basa sull’identificazione di punti focali chiamati power point!

Ora sai perché il software più utilizzato per le presentazioni si chiama così!

Altre regole di composizione visiva da applicare alla tua presentazione

In precedenza, quando ti ho parlato del testo da inserire nelle slide mi sono concentrato principalmente sui titoli, ma, ovviamente, è probabile che la tua presentazione contenga delle sezioni di corpo del testo.

Per quanto riguarda i livelli di lettura, queste due tipologie appartengono a ‘momenti’ differenti: i titoli, naturalmente, verranno letti prima e il testo vero e proprio dopo. Di conseguenza, è necessario differenziarli al livello visivo in modo da creare un contrasto tra di loro e ‘accompagnare’ il naturale processo di lettura del pubblico.

In termini pratici, significa che i titoli devono avere una dimensione maggiore rispetto al corpo del testo e, magari, avere anche delle caratteristiche grafiche differenti.

In aggiunta, le parti testuali non devono mai essere eccessivamente lunghe.

Ricordi quello che ti ho spiegato prima, cioè che se le tue slide richiedono al pubblico un impegno eccessivo in termini di lettura rischi che loro si concentrino troppo su queste e non dedichino la dovuta attenzione a quello che stai dicendo?

Ecco, il motivo per il quale il corpo del testo non deve essere troppo lungo è esattamente questo.

Per trovare una lunghezza ottimale ti consiglio di utilizzare la tecnica del tweet: pensa al messaggio che vuoi trasmettere e cerca di sintetizzarlo entro un massimo di 140 caratteri.

Certo, in alcuni casi potrebbe sembrarti impossibile! Ma provando e riprovando, non è così difficile arrivare a una soluzione accettabile.

Naturalmente, anche in questo compito puoi avvalerti dell’aiuto dell’intelligenza artificiale, chiedendo a GPT-4 o ad altri strumenti simili di ottimizzare il testo per te, rendendolo conciso e incisivo.

Sempre all’insegna del ‘less is more’, un altro valido consiglio è quello di imparare a valorizzare non solo le informazioni inserite nella slide, ma anche gli spazi vuoti, un preziosissimo alleato nella progettazione delle presentazioni.

Infine, se utilizzi dati da fonti esterne, è importante citarle. Tuttavia, le citazioni possono essere inserite in modo discreto e con dimensioni modeste, poiché spesso servono più come riferimento che come elemento principale della slide.

Il momento decisivo: l’esposizione della presentazione

Ora che la nostra presentazione è pronta non è ancora finita: dobbiamo esporla all’audience in modo coinvolgente, puntando a catturare l’attenzione e a mantenerla il più possibile dall’inizio alla fine.

L’obiettivo principale è costruire una connessione emotiva con le persone che abbiamo davanti. In altre parole, creare empatia, un elemento chiave che fa la differenza tra una presentazione efficace e una che non funziona.

Per prima cosa preparati alle montagne russe: durante una presentazione è normale che l’attenzione oscilli tra alti e bassi, con dei picchi massimi intervallati da momenti di down. Per non farti dominare dalla situazione, ma invece dominarla tu stesso, dovrai essere pronto a reagire a queste situazioni utilizzando delle tecniche di ricattura dell’attenzione.

Un semplice esempio è la rottura degli schemi, facendo qualcosa di inaspettato, come una lunga pausa. Quelle che, a te che ti trovi di fronte a quelle persone, potrebbe anche sembrare infinita e imbarazzante, ma che in realtà dà al pubblico un momento per riprendersi e innesca in loro una serie di domande che ristabiliscono l’attenzione, come: “Che succede ora?, Perché si è fermato? Sta aspettando che io dica qualcosa?”.

Questo semplice stratagemma può avere un grande impatto nell’attirare l’attenzione.

Un’altra tecnica efficace consiste nel rivolgere delle domande all’audience, magari in modo da avere la conferma della loro attenzione, come: “È tutto chiaro fino a qui? Ci sono domande su quest’ultimo punto? Cosa ne pensate di questo passaggio?”.

I tuoi occhi sono delle armi: usali

Gestire adeguatamente il contatto visivo è assolutamente necessario per mantenere l’attenzione delle persone.

In questo caso, oggi che abbiamo a disposizione tantissimi strumenti per portare avanti delle videoconferenze, è necessario distinguere tra presentazioni online e (passami il termine) offline.

Nelle prime è semplice: la cosa migliore da fare è cercare, nei limiti di ciò che ci viene naturale, di guardare l’obiettivo. Il che non significa stare sempre incollati con gli occhi verso la camera, ma comunque dare alle persone che ci seguono l’impressione che li stiamo guardando.

Dal vivo, invece, vale la solita regola di dispensare la propria attenzione un poco alla volta alle diverse componenti del pubblico.

Tra l’altro, per quanto riguarda quest’ultimo passaggio ho un consiglio da darti per ricatturare l’attenzione. Se noti che qualcuno si distrae, avvicinati e, mentre prosegui con la tua esposizione, concentra il suo sguardo su di lui. In queste situazioni i tuoi occhi sono come dei riflettori che catalizzano il focus sulla persona che stai osservando.

A breve, qualcun altro comincerà a concentrarsi su quella persona e ti posso garantire che questa cambierà registro, riprendendo a darti attenzione per il resto della presentazione.

La chat: un potente strumento per tenere alta l’attenzione e la connessione empatica

Ritornando al tema delle presentazioni online, un altro ottimo strumento per mantenere viva l’attenzione del pubblico sono le chat, un ponte ideale tra te e chi sta ascoltando le tue parole.

C’è un grande caveat, però: come forse avrai già notato nel corso delle tue esperienze passate, spesso i partecipanti a una videoconferenza possono sentirsi a disagio nell’utilizzare la chat prima che qualcun altro abbia rotto il ghiaccio.

Beh, per stimolarli a chattare, il ghiaccio lo devi rompere proprio tu!

All’inizio della tua presentazione assicurati di chiedere a tutti di cominciare a utilizzarla con una scusa qualunque, ad esempio chiedendo ai partecipanti di spiegarti da dove si stanno connettendo, oppure quali sono i problemi principali che stanno riscontrando in relazione all’argomento di cui stai parlando. In questo modo li spingerai a rispondere alle tue domande e a rompere l’inibizione iniziale, così che usare la chat diventerà per loro un’azione naturale e non esiteranno a utilizzarla nel corso del tempo restante.

Naturalmente, sfruttare questo metodo di attrazione dell’attenzione implica che tu tenga spesso sotto controllo la chat, in modo da rispondere tempestivamente a eventuali commenti inviati dall’audience.

Non dimenticarti di utilizzare la modalità relatore su Power Point!

Certo che ci sono davvero tanti aspetti da tenere in conto nel corso della tua presentazione, vero? E durante tutto questo dovrai sempre stare sul pezzo per quanto riguarda il filo logico della storyline che hai progettato.

Una bella fatica…

Per fortuna ti puoi servire della modalità relatore di Power Point, un supporto inestimabile in queste occasioni: si tratta di una potente funzionalità che ti permette di gestire la tua presentazione con maggiore sicurezza, consentendoti di visualizzare le note e controllare le diapositive senza che il pubblico le veda e possa distrarsi da quello che stai spiegando.

Non la conosci molto bene?

Nessun problema. Ho registrato un video tutorial dettagliato che ti guiderà passo dopo passo nell’utilizzo della modalità relatore. Lo trovi qui sotto!

Documento post-presentazione: quello che tutti sbagliano

Hai presente il documento post-presentazione che, molto spesso, viene consegnato ai partecipanti al termine della stessa?

Ecco, sappi che può essere un ottimo strumento per consolidare l’opinione che il pubblico si è fatto sulla tua presentazione, ma se gestito nel modo sbagliato può compromettere l’efficacia del tuo progetto.

Mi spiego meglio.

In tanti pensano che, se dovranno condividere questo documento, allora le slide dovranno essere stra-ricche di informazioni. Altrimenti, chi lo riceverà non riuscirà a seguire bene il discorso, no?

Questo è un grosso, grossissimo errore, perché ti spinge a sovraffollare le tue slide e ad annullare il tuo potenziale persuasivo. Se ricordi quello che ti ho spiegato poco più su, infatti, eccedere con il testo è il modo migliore per perdere in un baleno l’attenzione della tua audience.

Ecco un metodo per unire la necessità di slide snelle e convincenti con quella di avere un documento pronto da essere consegnato dopo la presentazione: usa le note!

Scrivi su Power Point, nelle note, tutte le informazioni che desideri leggano le persone nel documento post-presentazione, dopodiché stampa il tutto. Così facendo organizzerai una presentazione che sarà efficace durante il tuo speech, senza privarti della possibilità di creare un bel PDF da distribuire al termine.

Quello che NON devi fare nella progettazione della tua presentazione

Fino a questo momento ti ho dato tante indicazioni su quello che dovresti fare per rendere efficace la tua presentazione. Ora, però, dedichiamo un poco di tempo ai ‘don’ts’, gli errori più frequenti in questo campo.

Da quello che ho potuto vedere in anni di esperienza mi sono reso conto che la maggior parte di essi vengono commessi in ambito tecnico. Un tipico esempio è l’inserimento di un numero eccessivo di animazioni e transizioni.

Il problema è che chi si dà alla pazza gioia con questi effetti complica davvero tanto il flusso del lavoro, specialmente nel momento in cui la presentazione, magari, passa nelle mani di un collega che si ritrova slide sulle quali è colto complesso intervenire.

D’altronde, così facendo si compromette l’efficacia stessa delle slide, senza aggiungere alcun valore alla presentazione. Ancora una volta, less is more: evitiamo di sovraffollare le nostre slide con un sacco di contenuto inutile.

Un altro aspetto importante è la scelta del linguaggio e il modo in cui ci si rivolge al pubblico, un particolare in cui si sbaglia molto spesso, specialmente eccedendo nell’uso del gergo tecnico.

Una scelta simile può essere accettabile quando l’audience è composta esclusivamente da esperti nel tema trattato, ma nella maggior parte dei casi il pubblico è misto, formato sia da tecnici veri e propri che da persone interessate, ma senza competenze di alto livello.

In questi casi la scelta ideale è utilizzare un linguaggio comprensibile a tutti: eventuali dettagli tecnici possono essere trattati durante la sessione di domande e risposte, assicurando così che l’intera audience sia coinvolta dal principio alla fine.

Q&A

Se fossimo al termine di una presentazione questo sarebbe il momento più adatto per dedicare del tempo alle domande dell’audience.

Beh, perché non fare qualcosa di simile?

Ho raccolto alcune delle domande che mi vengono poste più di frequente in tema di presentazioni e le troverai qui di seguito, assieme alle relative risposte. Tra queste potrebbe esserci la soluzione a eventuali tuoi interrogativi!

Come si fa a creare una presentazione efficace?

È un po’ la domanda alla quale ho cercato di rispondere con questo articolo. Rivediamo in sintesi quello che abbiamo imparato.

Per riuscirci bisogna curare con attenzione 3 componenti fondamentali:

• la storyline, ovvero l’impostazione del contenuto. Quindi decidere cosa dire e cosa non dire, cosa dire prima e cosa dopo
• le caratteristiche grafiche e visive, come lo stile utilizzato per le slide e, in generale, tutti quei fattori che contribuiscono a plasmare il modo in cui comunichi tramite le stesse slide
• il public speaking, cioè il modo in cui presenterai il tuo lavoro, con l’obiettivo di creare la connessione empatica di cui ti ho parlato nell’articolo, in grado di fare la differenza sul risultato finale.

Quante slide dovrei mettere in una presentazione di 5 minuti?

In questo caso non possiamo non citare la regola del 10-20-30 di Guy Kawasaki, attualmente noto imprenditore della Silicon Valley e tra i migliori dipendenti nella storia di Apple.

La regola funziona così: usa 10 slide per un pitch di 20 minuti e imposta le dimensioni del testo ad almeno 30 pt, altrimenti l’audience avrà difficoltà a leggere e finirà per distrarsi.

In realtà, però, il mio consiglio è quello di non non focalizzarti troppo sul numero di slide, ma sul tempo a tua disposizione: il numero di slide sarà una conseguenza diretta e naturale di questo.

Inoltre, è vero che la capacità di limitare il numero di slide a quelle essenziali per comunicare efficacemente il messaggio è sintomo di un bravo relatore. Ma è anche vero che bisogna non eccedere in questa direzione.

Per intenderci, evitiamo di realizzare presentazioni dove, magari per cause di forza maggiore, siamo costretti a concentrare tutto quello che diremo all’interno di una o due slide, o poco più. Finiremo per ritrovarci con delle diapositive troppo ‘dense’ che comprometterebbero la nostra capacità di comunicare efficacemente con l’audience.

Insomma, non conta quante slide ha la tua presentazione. Quello che conta è il modo in cui vengono percepite.

Come organizzare una presentazione schematica che funziona?

Focalizzati su 3 componenti chiave:

• What?
• So What?
• Now What?

What consiste nell’introdurre il contesto di riferimento della tua presentazione.

So What è il momento in cui spieghi all’audience perché dovrebbero prestare attenzione a te e al tuo messaggio.

Now What arriva al termine della presentazione ed è la tua Call to Action finale. D’altronde, se con il tuo intervento desideravi convincere le persone che ti hanno ascoltato a fare qualcosa, devi spingerli tu in maniera esplicita, dicendo chiaramente cosa vorresti facessero.

Cosa dire all’inizio di una presentazione per coinvolgere il pubblico fin da subito?

L’aggancio iniziale gioca un ruolo cruciale nel catturare l’attenzione del pubblico. È la chiave per assicurarsi che il tuo messaggio non solo venga ascoltato, ma anche ricordato.

Ecco perché ho identificato le strategie di aggancio più efficaci e famose al mondo, raccogliendole in una guida completa per aiutarti a iniziare le tue presentazioni nel modo più impattante possibile.

Queste strategie, che chiamiamo tecniche di hooking, sono fenomenali per la loro versatilità e efficacia. Spaziano dal creare qualcosa di inaspettato, come fare una domanda provocatoria o introdurre un elemento sorprendente, a comunicare chiaramente al pubblico il valore che otterranno dalla tua presentazione. Altre tecniche includono l’uso di statistiche scioccanti o fatti inaspettati per catturare immediatamente l’attenzione.

Queste tattiche possono essere adoperate in vari contesti e adattate in base alla natura della tua presentazione.

Ma c’è di più: se pensi di utilizzare questa guida, potresti integrarla con uno strumento di intelligenza artificiale. Questo ti permetterà di applicare le strategie al tuo specifico contesto di riferimento. Immagina di poter creare centinaia, se non migliaia, di strategie di aggancio con un solo click, grazie al potere dell’intelligenza artificiale!

Cosa andrebbe scritto sull’ultima slide di una presentazione?

Come spesso accade, non c’è una risposta esatta per ogni casistica.

Dipende.

Alcuni ti diranno che l’ultima slide va sempre utilizzata per ringraziare l’audience, facendo leva sul riconoscimento del tempo e dell’attenzione che le persone hanno dedicato alla presentazione. Un semplice “Grazie”, in effetti, può essere un modo efficace per concludere su una nota positiva, mostrando apprezzamento verso l’audience.

Altri, invece, sostengono che l’ultima slide debba essere impiegata per fornire informazioni utili al pubblico, in modo che possano prendere decisioni informate. Questo può includere dati di contatto, riepiloghi chiave, o call-to-action specifici. In questo caso, l’ultima slide diventa uno strumento strategico per influenzare il pubblico o per lasciare un’impressione duratura.

La verità è che la scelta dell’ultima slide dipende fortemente dal contesto e dagli obiettivi della presentazione. Ad esempio, se stai illustrando i motivi per i quali gli ascoltatori dovrebbero finanziare una startup sarebbe controproducente terminare con un “Grazie”.

Piuttosto, l’audience si aspetta una slide con contatti o riferimenti per permettere loro di ricontattarti successivamente.

In alcune circostanze, l’ultima slide può anche essere progettata per stimolare la conversazione e l’interazione con il pubblico. Ad esempio, può avviare una sessione di domande e risposte (Q&A) o presentare un argomento che invita al dibattito. Questo approccio trasforma il finale della presentazione in un punto di partenza per una discussione più ampia, coinvolgendo l’audience in modo più attivo.

Le illustrazioni sono state prese da Freepik e modificate da MLC Design Team