Realizza le presentazioni PowerPoint belle e professionali con la regola dei terzi

Presentazioni PowerPoint belle: Stai preparando l’ennesima presentazione, sai che PowerPoint fa parte del tuo lavoro e ti trovi di nuovo davanti alla stessa domanda di sempre.

Queste slide sono troppo piene? 

Magari sei consapevole di aver esagerato con il contenuto ma ti starai chiedendo: “Come faccio a non inserire tutte queste informazioni? Sono troppo importanti“.

Ho fatto un giro su slideshare ed ho trovato una presentazione di Deloitte, che fa proprio al caso nostro. Lascia che ti mostri una slide che ho selezionato appositamente per te.  

Hai provato a guardarla? Scommetto di si, dopotutto l’hai avuta sotto gli occhi quindi non avrai potuto fare a meno di guardarla. Rifletti per un momento perché questa è esattamente la stessa situazione alla quali sottoponi la tua audience ogni volta che mostri una slide, li costringi a guardare.  

Le persone riescono a fare bene una cosa per volta, quindi se guardano la tua slide, molto probabilmente non ti stanno più ascoltando.  

Bisogna chiedersi quanto tempo intercorre tra il momento in cui cominciano a guardare la slide ed il momento in cui tornano a guardare te e quindi a prestarti nuovamente attenzione. 

Cioè per quanto tempo non ti ascoltano più? 

Guardando la slide di Deloitte, hai avuto la sensazione di affrontare un muro di informazioni tutte uguali senza sapere da dove cominciare a leggere?

Se si, non ti preoccupare, è tutto normale. Questa slide è costruita su un layout non ottimizzato per il contenuto che vorrebbe presentare.  

Sono certo che il layout è stato scelto tra i layout disponibili all’interno dello slide master (vuoi imparare a padroneggiare veramente lo Slide Master in PowerPoint e dimezzare il tempo speso per le tue presentazioni PowerPoint belle?)

Puoi notare che sono stati mantenuti i campi: titolo e sottotitolo.

Possibilmente rimossi i placeholder al di sotto e poi è stato aggiunto a mano il contenuto dei 4 box colorati. 

Il problema sta nel fatto che si cerchi di esprimere concetti complessi con un layout già pronto nello Slide Master del deck non ottimizzato in funzione delle esigenze dei contenuti da presentare. 

Il risultato è che le persone guarderanno la slide ma si perderanno perché non troveranno dei punti di appiglio e quindi non gli resterà che leggerla da cima a fondo.

Tuttavia, nessuno vuole leggere le slide e la pigrizia ci fa rimbalzare da una parte all’altra della pagina nel tentativo di trovare un modo per carpirne rapidamente il contenuto.  

Nel frattempo la tua audience non ti sta più ascoltando si sta affaticando perché esposta ad una gran mole di informazioni contemporaneamente. Questo causa sonnolenza e calo dell’attenzione. 

Ho provato a ridisegnare la slide per farti vedere l’impatto della tecnica di cui ti voglio parlare in questo articolo. 

Se pensi alla slide di partenza di Deloitte, potrebbe facilmente essere un layout comune, parte della vita di tutti i giorni di chi lavora professionalmente con PowerPoint.

Che ne pensi?

Ricorda che secondo l’approccio del Lean Presentation Design, non è importante che sia più bella o più brutta ma solo che funzioni meglio.

Fra un poco ti dimostro perché questo design funziona meglio dell’originale.

Per il momento mi interessa stuzzicare la tua curiosità dicendoti che ridisegnare questa slide non richiede alcuna skill creativa!

Com’è possibie?

So che ancora non sei pronto a credermi ma ti posso già anticipare che per risolvere il layout di Deloitte, in realtà basta conoscere una sola regola aurea chiamata: Regola dei Terzi. 

Presentazioni Powerpoint belle: COS’È LA REGOLA DEI TERZI?

La Regola dei Terzi è una tecnica di composizione grafica utilizzata per secoli nel mondo della pittura ed oggi largamente diffusa nel mondo della fotografia e della produzione cinematografica.  

John Thomas Smith è stato il primo a parlarne nel 1797 in una sua pubblicazione chiamata “Remarks on Rural Scenery“ allo scopo di definire una linea guida per le composizioni artistiche di paessaggi.  

Hai mai fatto caso a quella griglia che spunta quando fai una storia oppure pubblichi una foto su Instragram?  

La Regola dei Terzi consiste nel dividere l’area di lavoro in 9 parti uguali mediante l’intersezione di 4 linee, due verticali e due orizzontali.  

Si ricavano cosi 4 punti di intersezione denominati: PowerPoints!  

Tutte le volte che dico questa cosa cosa in aula durante una formazione si genera scalpore e vedo gli occhi di chi mi ascolta illuminarsi nell’aver scoperto il perché di certi nomi.  

I PowerPoint sono i punti di forza della composizione grafica e quindi, quei punti che attirano l’occhio prima di ogni altro elemento sulla slide.  

Dopotutto, se ci pensi per un momento, tutte le foto professionali di alto livello non hanno mai il soggetto veramente nel centro, è sempre spostato un po a sinistra oppure a destra, per l’esattezza centrato sui PowerPoint scelti.  

Hai visto il film 007 Casino Royale?

Ti ricordi la scena in cui James Bond viene avvelenato e se ne rende conto guardando il veleno nel bicchiere?

Se osservi il gioco di inquadratura si basa sulla regola dei terzi e pone il fuoco prima sui PowerPoint a sinistra nei quali trovi il cocktail e poi su quelli a destra nei quali trovi James (sfida: aggiungi un commento all’articolo con il nome del cocktail e potresti vincere un libro sul Lean Presentation Design!)

A questo punto è abbastanza evidente che i 4 PowerPoint sono in punti di fuoco fondamentali che attirano l’attenzione dell’audience e che dovrai sfruttare per posizionare i tuoi messaggi chiave.  

Si tratta ovviamente di una best practice quindi non è necessario ancorare gli oggetti esattamente sui PowerPoint ma almeno nei dintorni. 

La Regola dei Terzi pero va oltre e ci da un’altra grande linea guida che è la scomposizione del visual in maniera proporzionale 1/3 e 2/3.  

Infatti, se guardi la griglia, noterai subito che la slide si puo dividere in una parte che è il doppio dell’altra, sia in maniera verticale che orizzontale.

Questo ti permette di organizzare i contenuti, soprattutto quando hai dei livelli di sfondo, dando maggiore importanza a cio che resta nei 2/3.  

Nella foto che segue vedi che la nave è stata posta sui PowerPoint di destra e che l’immagina è stata composta assegnando 2/3 al cielo ed al tramonto. 

Vedi che, grazie all’utilizzo della griglia dei terzi, sembra tutto più naturale, tutto più armonioso? L’occhio umano tende a percepire armonia nella proporzione 1/3  e 2/3.  

Utilizzando la Regola dei Terzi in PowerPoint le tue slide saranno quindi percepite proporzionali ed armoniose, senza lasciare più il layouting al caso o peggio, al template.  

Presentazioni Powerpoint belle: LA REGOLA DEI TERZI È DINAMICA

La regola dei terzi introduce dinamismo all’interno delle slide. Pensaci un attimo.

Se il soggetto della foto fosse semplicemente al centro della slide, sarebbe equidistante da tutti i lati e quindi, gli occhi, una volta osservato il focus non avrebbero un lato da preferire dove poter andare perché da tutte le parti ci sarebbe lo stesso spazio.

Diversamente, con l’applicazione della Regola dei Terzi, gli occhi cominciano dal soggetto centrato sui PowerPoint laterali e poi si muovono nel resto della slide.  

Guarda l’immagine del kayak che segue.  

Scommetto che hai cominciato guardando lui, non la parte sinistra di paesaggio.

Il fatto che il rematore sia posto a destra sui terzi e che vada verso sinistra lascia spazio agli occhi di chi guarda di spostarsi da destra verso sinistra seguendolo. 

Per questo motivo, se avessi un messaggio da scrivere, io ti raccomanderei di metterlo sul PowerPoint in alto a sinistra.  

Quindi, la Regola dei Terzi guida gli occhi attirandoli verso i PowerPoint ma ha anche la forza di direzionare lo sguardo da una parte all’altra della slide.  

Ora che conosci come funziona, sfruttala con intelligenza.

Presentazioni Powerpoint belle: COME SI IMPOSTA LA REGOLA DEI TERZI IN POWERPOINT?

Sembra banale ma non lo è affatto perché bisogna visualizzare, duplicare e posizionare le guide precisamente nel posto giusto.

Quando chiedo in aula come fare ti garantisco che tutti cominciano a fare i conti con il righello e nessuno è mai riuscito a rispondermi con una soluzione davvero efficiente (se sei già stato in aula con me lo sai).

Per prima cosa bisogna visualizzare le guide dall’apposito menu “View“.

Verranno visualizzate due guide che identificano il centro della slide. Per creare i terzi pero devi dividere la slide in 8 parti uguali.

Come fai a sapere dove lasciare esattamente la guida?

Per prima cosa, per duplicare una guida bisogna tenere premuto il tasto CTRL sulla tastiera mentra la si trascina. 

Mentre duplichi la guida noterai una casellina con un numero che ti indica il punto esatto in cui si trova la guida. 

Il punto è calcolato rispetto al righello ed il righello funziona in base al sistema metrico utilizzato dal computer sul quale stai lavorando.

Inoltre, potresti avere delle slide in verticale, magari stai disegnando una brochure o le dimensioni delle slide portebbero essere diverse 4:3, 16:9, 16:10, ecc…

Quindi, non sarebbe utile se ti dessi un riferimento numerico di dove lasciare le guide, serve una regola flessibile.

Ecco il trucco: inserisci una tabella 3×3 nella slide:

Trascina gli angoli: in alto a sinistra ed in basso a destra facendoli coincidere con quelli della slide, cambia il colore della tabella ed ecco la slide divisa in terzi. 

Adesso trascina le guide tenendo premuto CTRL una volta per ogni guida che duplichi.

Posiziona le guide, elimina la tabella ed ecco la tua regola di terzi in PowerPoint.

Se hai installato MLC PowerPowerpoint Addin, la regola dei terzi si puo’ attivare premendo sull’apposito pulsante. 

Se non hai ancora provato MLC PowerPoint addin, approfittane subito e prova ad impostare la regola dei terzi in PowerPoint in un singolo click. 

Il bello dell’addin è che, se in qualsiasi momento dovessi spostare le guide perdendo il setup dei terzi, ti basterà cliccare sul bottone per farle scomparire e poi riapparire già nella posizione dei terzi. 

Potresti trovare ingombrante lavorare con le guide a vista perché ti potrebbe capitare di prenderle erroneamente con il mouse e trascinarle perdendo le proporzioni ricavate.

In questo caso, ti consiglio di impostare la regola dei terzi direttamente nello Slide Master:  

1. Accedi allo Slide Master (conosci la shortcut per accedere allo Slide Master in PowerPoint? trovala nella guida completa che ho dedicato all’argomento).

2. Seleziona la slide di tema all’interno del master per assicurarti che tutti i layout ereditino la griglia (la prima slide del master nell’immagine che segue).

3. Replica la procedura mediante la creazione della tabella come visto sopra precedentemente. Noterai che in questo caso le guide sono di colore arancione per distinguersi da quelle della vista normale.

4. Chiudi lo Slide Master e vedrai le guide dalla vista normale. Potrebbe essere necessario trascinare al di fuori della slide quelle grigie originali nel caso tu voglia mantenere solo le griglie arancioni.

La caratteristica interessante delle griglie impostate nello Slide Master, è la loro peculiarità di non poter essere spostate dalla vista normale, quindi le griglie resteranno attive e sempre presenti senza il rischio di trascinarle per sbaglio.

Presentazioni Powerpoint belle: UTILIZZA LA REGOLA DEI TERZI PER RIDISEGNARE QUALSIASI LAYOUT

Prima ti ho detto che l’unica regola da utilizzare per ridisegnare il layout di Deloitte era proprio la Regola dei Terzi e ti ho mostrato la soluzione. 

Come ho fatto a risolvere il layout con l’utilizzo di una sola regola di composizione grafica? Te lo spiego subito! 

Prima di iniziare a disegnare ti consiglio di analizzare sempre le informazioni che ti trovi davanti.

Guardando alla slide di Deloitte è chiaro che il presentatore voglia comunicare l’importanza della stagione di vacanze per lo shopping. Vengono inoltre presentate delle informazioni a supporto di questa affermazione.

Per prima cosa impostiamo la regola dei terzi e dividiamo il contenuto in funzione di cio che vogliamo che l’audience veda prima.  

Come vedi ho eliminato le iconcine che non aggiungevano alcun valore e cosi anche per tutti i colori.

L’utilizzo dei colori, come di ogni altro elemento, deve avere uno scopo preciso e deve essere funzionale alla fruizione del contenuto.

In questo caso, i 4 numeri stanno supportando lo stesso messaggio quindi è più corretto che siano dello stesso colore, per “il principio di “ripezione” (scopri i 4 principi di composizione grafica alla base del presentation design). 

Introduciamo il messaggio chiave, assegnandogli i due PowerPoint inferiori.

Richiamiamo il concetto di stagione di vacanza con una semplice icona (scopri come utilizzare le icone nelle presentazioni PowerPoint belle).

Se ti incuriosce scoprire come ho creato quell’effetto di bianco in continuità sull’icona della palma, condividi l’articolo e chiedimelo nel testo della condivisione su Linkedin.

Sarà mio piacere spiegartelo!

UTILIZZIAMO 

Come vedi, la slide che abbiamo ridisegnato comunica molto meglio con l’audience rispetto a quella originale.  

Le mettiamo a confronto?

La cosa più interessante che vorrei condiviere con te è che non serve alcuna creatività per ricavare questo layout. Passaggio per passaggio ti ho mostrato che la slide è stata ricavata non inventata.

Questa è la base del Lean Presentation Design – un approccio razionale alle presentazioni PowerPoint belle. 

Presentazioni Powerpoint belle: VERIFICA SE LA PRESENTAZIONE FUNZIONA PRIMA DI CONSEGNARLA CON LO “SQUINT TEST”  

Ormai è chiaro intuito che l’applicazione di un layout standard preso dallo Slide Master del template aziendale a qualsiasi contenuto non puo’ funzionare. 

Per questo motivo hai imparato ad utilizzare la regola dei terzi ed ottimizzare il layout delle tue slide dando proporzionalità e priorità ai contenuti. 

Come fai pero ad essere certo di aver applicato correttamente la regola dei terzi disegnando un layout realmente efficiente per ogni caso specifico?   

Voglio condividere un metodo veloce per capire al volo se la tua slide funziona oppure no, semplicemente guardandola.

Hai mai sentito parlare di “Squint Test“?  

Essenzialmente quando socchiudi gli occhi e guardi la slide dovresti vedere tutto un po’ sfocato e dovrebbero risaltare ai tuoi occhi solo le parti del layout più importanti.  

Cosa risalta all’occhio a prima vista secondo te?

Sicuramente i 4 blocchi per via delle dimensioni, dei colori e del fatto che occupino 2/3 e forse più della slide.

Vedi l’importanza delle proporzioni?

A seguire direi che l’attenzione va alla parola chiave evidenzata in verde, posizionata subito sopra i 4 blocchi.

Questo ti mostra la forza visiva dell’evidenziazione delle parole chiave.

Risalta incredibilmente la parola evidenziata all’interno della tua slide.

A mio parere, evidenziare le parole chiave è una best practice e va utilizzata tutte le volte possibili, laddove ovviamente sia necessario dare priorità a dei contenuti e guidare lo sguardo dell’audience.  

Ne suggerisco soprattutto l’applicazione nei casi di presentazioni self-standing, piene di testo che vengono mandate per email e lasciate alla fruizione individuale (senza discorso o relatore).

In quel caso, visto che non c’è un relatore che possa aiutare l’audience è fondamentale ottimizzare il percorso evidenziando le parole chiave.

Infine, probabilmente l’attenzione va a titolo e sottotitolo che si distinguono solo grazie alla differenza di colore.  

Vedi che questo layout porta le persone a leggere dal basso all’alto, che non è naturale, e poi la priorità dei messaggi è discutibile.

Hai presente il redesign che ti ho proposto, sviluppato sui terzi?

Applichiamo lo Squint Test alla slide che abbiamo ridisegnato insieme.

Dove va il tuo sguardo? A me cade l’occhio per prima cosa sui numeri che, se ci pensi bene, sono esattamente l’informazione che stiamo passando.

Per i principi di allineamento e vicinanza, lo sguardo acquisisce subito il significato dei numeri leggendone la label di commento sottostante (impara ad usare i 4 principi di composizione grafica alla base del presentation design ed a combinarli con le altre tecniche per ottenere slide sempre più performanti). 

Grazie all’applicazione strategica dei due principi sovramensionati l’audience percepirà inconsciamente che i 4 numeri supportano un unico messaggio che pero non è ancora stato visualizzato dall’audience che si porrà la domanda: “Cosa mi stanno dicendo questi 4 numeri tutti insieme?“

Lo sguardo, attratto dal terzo inferiore darà prontamente risposta a all’audience.  

Vedi che grazie alla regola dei terzi e ad un posizionamento intelligente dei contenuti sono riuscito anche ad invertire il senso di lettura?  

Come vedi, in due velocissimi passaggi questa slide ha comunicato un messaggio che con il design di Deloitte non sarebbe riuscita a comunicare.

Inoltre, grazie alla nuova organizzazione dei contenuti lo sguardo tornerà rapidamente al relatore mantenedo continuità con il discorso ed alto il livello di attenzione.

Considera che tutti questi momenti di attenzione che ti ho mostrato avvengono in frazioni di secondo, lo sguardo delle persone va velocissimo. Quindi, anche una sola sbavatura o imperfezione a livello di design potrebbe rendere una slide totalmente inefficiente.

APPLICAZIONI DELLA REGOLA DEI TERZI PER LA RISOLUZIONE DEI BULLET POINT

Ti ho detto prima che la regola dei terzi si applica bene alla risoluzione di molti layout.

Durante le mie formazioni in azienda, porto sempre come esempio l’applicazione della regola dei terzi per la risoluzione del famigerato elenco puntato.  

Immagina di trovarti davanti a questo bullet point sui millennials.

Con un rapido Squint test si evince subito che questa slide non funziona.

Cosa riesci a distinguere? Sembra tutto uguale vero?

Proviamo a ridisegnare questa slide utilizzando la regola adei terzi e dando una gerarchia ai contenuti.  

Innanzitutto scomponiamo il testo della casella principale in più caselle di testo indipendenti in modo da avere la flessibilità che ci serve per riorganizzare i contenuti.

Per farlo sarà sufficiente trascinare le frasi dalla casella di testo alla slide in modo da liberarle dalla casella nella quale ora sono tutte insieme.  

Io utilizzero la funzione “Split” del MLC PowerPoint Addin per praticità. Basta infatti selezionare la casella di testo e clicca sulla funzione split.  

Ogni frase della casella di testo originaria sarà assegnata ad una casella di testo indipendente.  

Adesso utilizzo la funzione di “Stack Vertical” (tu non ne hai bisogno se lo stai facendo a mano).  

Secondo te qual è il primo livello di lettura?

Direi che è abbastanza semplice affermare che ci sono 3 punti principali e 6 sottopunti.

Inoltre, come illustrato nella guida al Neuro Presentation Design, gli esseri umani, almeno nella nostra parte di mondo, sono lettori orizzontali più che verticali.  

Quindi proviamo a reimmaginare questo layout in funzione di queste considerazioni ed ovviamente sulla regola dei terzi. 

Riduciamo le dimensioni dei sottopunti.

Riduciamo la dimensione dei testi principali.

Raggruppiamo i 3 blocchi in modo da poter applicare la funzione Grid Shapes e distribuirli su 3 colonne ed una riga.

Anche questo passaggio puo’ tranquillamente essere fatto a mano spostando oggetto per oggetto ed assicurandosi di salvaguardare gli allineamenti.

Allontaniamo gli elementi mantenendo lo stesso spazio tra di essi (cosi da non doverli redistribuire).

Adesso sfruttiamo la regola dei terzi per comporre un layout proporzionale.

Quindi, sposto i tre punti dell’elenco sui PowerPoint in basso e divido la slide in 2/3 e 1/3 con una copertina colorata. Sfrutto anche lo spazio a disposizione per definire la dimensione del testo in modo da massimizzare la leggibilità.  

Applichiamo il colore principale (il blu) a titoli e keyword.  

Ti stai chiedendo perché ho scelto di utilizzare l’arancione per le parole chiave?

Perché quell’arancione è il colore complementare al blu della copertina e quindi sono sicuro che ne massimizzi il contrasto e che si sposi perfettamente con il blu creando armonia sulla slide (impara ad utilizzare i colori nelle tue presentazioni PowerPoint belle e efficaci).  

Visto che i messaggi chiave restano impressi più a lungo se comunicati in maniera visuale aggiungo delle icone. Vado veloce sul passaggio, ma se vuoi scoprire come sfruttare le icone vettoriali nelle tue presentazioni PowerPoint belle ti basta cliccare qui.   

La slide è pronta ma se volessi andare oltre ed aggiungere un ulteriore richiamo visuale potresti aggiungere un’immagine relativa ai millennial dietro la copertina in trasparenza. 

Ti invito a leggere il mio articolo sulle immagini per imparare a creare effetti di trasparenza e massimizzare l’impatto delle tue slide grazie all’uso di foto in alta qualità. 

CONCLUSIONI

La Regola dei Terzi è uno strumento potente che ti permette di risolvere layout complessi in pochissimo tempo realizzando slide che comunicano in maniera efficace con la tua audience.  

Per impostare la Regola dei Terzi puoi utilizzare la tecnica della tabella 3×3, in modo da ricavare rapidamente la posizione delle linee ed i punti di intersezione oppure puoi utilizzare il bottone per attivare lo Slide Master presente nel MLC PowerPoint Addin.  

Se hai trovato utile la regola dei terzi, il prossimo livello è lo studio del comportamento umano alla vista di una slide e come questo possa essere influenzato grazie a tecniche di neuro marketing (come controllare il percorso visivo della tua audience nelle presentazioni con il Neuro Presentation Design).  

Ti andrebbe di condividere nei commenti qualche tua applicazione della regola dei terzi che ha rivoluzionato l’effetto di una tua slide?

FONTI

Usa la regola dei terzi per aiutare il tuo PowerPoint:

How to Improve Your PowerPoint Slides with the Rule of Thirds

Rule of Thirds in Photography: Start Taking Amazing Photos

How to Use the Rule of Thirds Effortlessly

The Rule of Thirds: Know your layout sweet spots

Looking at Images: Phi Grid vs. Rule of Thirds

The Squint Test: Creating Simplicity of Design and Complexity of Data