Innovazione e Co-Creazione:

La Storia di Successo del Nuovo Template Aziendale
del Gruppo Tea

Il template aziendale è un potente strumento al servizio di una comunicazione di brand efficiente e coerente. Tuttavia, resta uno strumento nelle mani di una popolazione aziendale che vi si deve rispecchiare e deve avere le conoscenze tecniche per poterlo utilizzare in maniera corretta.

CLIENT BACKGROUND

Gruppo Tea opera nei settori dell’energia, ambiente e acqua, con circa 600 dipendenti e un utile di 19,9 milioni di euro nel 2019. L’azienda si concentra su innovazione, cultura, ambiente e integrazione con le comunità locali.

Recentemente, ha creato una Direzione Innovazione, Tecnologie e Servizi Informativi per promuovere l’innovazione e l’Open Innovation. Tuttavia, il modo di comunicare dell’azienda è rimasto legato ad un vecchio modo di fare presentazioni, basato su un vecchio sistema di template, rigido, poco personalizzabile e poco utilizzato dagli utenti TEA.

LA SFIDA

In TEA era in uso un vecchio sistema di template, con un design ormai obsoleto ed una struttura che non rispecchiava i reali bisogni degli utilizzatori.

Infatti, era critica comune, il fatto che il template non rappresentasse le reali necessità degli utenti e che richiedesse più lavoro di personalizzazione di quanto ne facesse risparmiare.

Il template in uso era quindi inefficace perchè non passava il messaggio in maniera coerente, impattando la comunicazione interna ed esterna. Inoltre, era inefficiente perchè richiedeva molto lavoro di personalizzazione che gli utenti non avevano tempo di fare.

Tuttavia, la sfida più grande per la direzione innovazione era affrontare la credenza interna, diffusa ed ormai consolidata dopo anni di frustrazione, che il template aziendale fosse un inutile spreco di tempo e che fosse meglio non averlo per poter realizzare slide più rapidamente ed in maniera più efficace.

EXECUTIVE SUMMARY

Il Gruppo Tea, una multiutility italiana con sede a Mantova, ha collaborato con MLC Presentation Design Consulting per dare vita ad un nuovo sistema dinamico di template per presentazioni aziendali. Questa iniziativa, guidata da M. Malvicini, Innovation Project Manager di Gruppo Tea, mirava a migliorare l’efficienza e la qualità delle presentazioni aziendali.

La sfida

Il precedente sistema di template di TEA era obsoleto e non rispondeva alle esigenze degli utenti, necessitando troppa personalizzazione e ostacolando la comunicazione. Cambiare l’idea che il modello di business fosse inutile è stata una grande sfida per l’innovazione.

Soluzione

MLC Presentation Design Consulting ha coinvolto figure chiave dell’azienda in attività formative per evidenziare i vantaggi derivanti dall’utilizzo di modelli per presentazioni efficaci.

Risultato

Il risultato è stato un template aziendale innovativo e di alta qualità che migliora la produttività e la coerenza della comunicazione, consentendo agli utenti di concentrarsi sui contenuti piuttosto che sulla progettazione e risparmiando ore di lavoro. L’adozione è stata rapida grazie a un approccio dal basso verso l’alto che ha affrontato le esigenze degli utenti, portando a un’ampia accettazione del modello co-sviluppato.

Servizi

#Presentation design consulting
#Custom presentation workshop
#Template pitch competition

SOLUZIONE

MLC Presentation Design Consulting ha coinvolto tutte le figure chiave dell’azienda in una serie di attività formative e produttive. Gli stakeholder sono stati chiamati a collaborare in un entusiasmante percorso formativo per scoprire l’importanza dell’utilizzo di template per presentazioni efficaci.

L’Approccio MLC

Prima ancora di realizzare un template, il team di presentation strategist di MLC ha deciso di impostare un vero e proprio cambio culturale sradicando le false credenze che, da anni, ostacolavano l’implementazione di un sistema di templating efficace.

Lavorando sull’adoption con un approccio bottom-up che coinvolgesse le persone, il team MLC si è aperto la strada per lo sviluppo di un template che sarebbe stato adottato ed utilizzato con successo.

L’insight

Dall’analisi con gli utenti chiave, è emerso che la frustrazione principale era legata al fatto che i template non fossero facilmente personalizzaibili e che forzassero quindi gli utenti ad adattarsi ad utilizzare slide ed un sistema di comunicazione non rappresentativo.

In seguito ad un assessment del livello di conoscenza degli utenti in materia di slide master e gestione dell’architettura di una presentazione è emerso un importante gap di conoscenza. Un template aziendale è un potente strumento al servizio della comunicazione, se la popolazione aziendale possiede le conoscenze per utilizzarlo correttamente.

La mancanza di questa consapevolezza ha ostacolato l’innovazione per anni creando delle false credenze.

Il Processo

In prima battuta il team Tea ha invitato Maurizio, autore del Lean Presentation Design, Co-Founder & CEO di MLC Presentation Design per un webinar in cui condividere l’importanza strategica di coordinare la comunicazione tramite un template aziendale. Nel workshop, Maurizio ha anche approfondito gli aspetti tecnici legati alla realizzazione di un template.

Gli utenti TEA sono quindi stati divisi in gruppi e ciascuno ha utilizzato le tecniche imparate nel workshop per realizzare una proposta di innovazione del template aziendale che rispecchiasse i loro bisogni originali (in pratica quello che hanno sempre trovato mancante nel template in uso ai tempi).

I team si sono poi battuti in una vera e propria Template Pitch Competition in cui hanno presentato ad una giuria interna e, composta da alcuni membri del MLC Team, la loro proposta di template. Gli MLC strategist hanno quindi catturato tutti gli insight ed i bisogni reali che la popolazione TEA ha portato in vita e provato a soddisfare.

Cosi, in una battuta finale, il team MLC ha fatto tesoro delle migliori proposte e, ripartendo da quanto gli utenti avevano realizzato, ha creato il nuovo corporate template.

RISULTATI

Il risultato è stato un template aziendali innovativo di alta qualità grafica, che migliora la produttività individuale, di gruppo e la coerenza della comunicazione aziendale. Questo strumento consente agli utenti di concentrarsi maggiormente sul contenuto piuttosto che sull’aspetto grafico delle presentazioni e risparmiare ore di lavoro.

Grazie all’approccio bottom-up partito da una dettagliata analisi dei bisogni degli utenti, l’adoption è stata rapidissima ed il nuovo template è stato accolto con successo da tutti gli utenti che hanno trovato i loro bisogni soddisfatti in quello che, questa volta, è stato un template co-sviluppato e non calato dall’alto.

CONCLUSIONI

Questa collaborazione tra Gruppo Tea e MLC Presentation Design Consulting dimostra l’importanza del supporto del top management e della fiducia nell’innovazione come fattore chiave di successo. La co-creazione di soluzioni innovative ha portato a miglioramenti significativi nell’efficienza e nella qualità delle presentazioni aziendali. Il coinvolgimento degli utenti tramite un approccio che rimettesse gli utilizzatori al centro ha favorito l’adoption e garantito l’utilizzo corretto del nuovo template.

CLIENT FEEDBACK

Il nostro viaggio per creare il template è stata un’avventura entusiasmante che ha coinvolto tutti noi del team TEA, facendoci scoprire cosa serve davvero alla nostra azienda. La gara di idee ci ha spinto a dare il massimo e, alla fine, ci ha fatto sentire tutti parte di qualcosa di speciale: il nuovo template che il team MLC ha preparato per tutti noi.

Per ringraziarci del grande impegno e del valore che ognuno ha portato, il management ha premiato tutti quelli che hanno partecipato. È stato un bellissimo modo di riconoscere quanto sia importante lavorare insieme e fare squadra in vista di un obiettivo comune.

M. Malvicini,
Innovation Project Manager

PROJECT OWNER

Sara – Corporate Training & Digital Solutions Manager

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